Assistente de escritório é um termo vago que pode descrever muitos tipos diferentes de trabalhos trabalhados em um escritório. Às vezes, pode ser usado como sinônimos com palavras como assistente administrativo ou pode se referir à equipe de suporte do escritório que ajuda no trabalho de assistentes administrativos, assistentes executivos ou secretários. O assistente de escritório médio pode trabalhar em vários empregos no ambiente de escritório e geralmente precisa de habilidades básicas de escritório para o trabalho.
Um assistente de escritório desse último tipo pode executar qualquer uma das seguintes tarefas:
Atender telefones
Arquivar e organizar informações
Receber mensagens
Execute recados
Tipo
Fazer entrada de dados ou processamento de texto
Trabalhar para apoiar outros funcionários do escritório
Operar equipamentos de escritório, como copiadoras ou aparelhos de fax
Use programas específicos como Microsoft Word, Excel ou Access
Fornecer suporte ao cliente
Ajuda com a contabilidade do escritório
Assistentes de escritório mais avançados podem ser responsáveis por administrar um escritório, dar suporte direto a executivos e supervisionar outros funcionários. Normalmente, quando o suporte a executivos ou funcionários de alto nível é mais direto, o assistente de escritório pode ser chamado de assistente administrativo ou executivo. Se o assistente do escritório supervisionar outros funcionários, ele poderá ser chamado de gerente do escritório.
Freqüentemente, os assistentes de escritório devem ser funcionários “valiosos”. Eles devem ter boas habilidades de digitação, estar dispostos a receber pedidos de outros funcionários, estar prontos para trabalhar em uma variedade de capacidades e ter pelo menos conhecimento inicial de softwares de escritório típicos. O trabalho pode variar de um dia para o outro e pode depender das necessidades atuais do escritório. Você pode inserir dados um dia, arquivar no dia seguinte e enviar por fax ou enviar materiais promocionais em outro dia. Às vezes, se o escritório é baseado no serviço ao cliente, a extensão em que você está ocupado pode depender do tráfego do cliente.
Um assistente de escritório pode ter concluído programas de certificação em escolas de comércio ou faculdades comunitárias. Outros têm diplomas do ensino médio e poucos ainda não possuem. As principais habilidades procuradas são a capacidade de digitar com rapidez e precisão, boas maneiras por telefone, boas habilidades com pessoas e capacidade demonstrada de organização. Outras empresas desejam garantir que você possa trabalhar com software de escritório, e algumas empresas exigem que você faça testes nesse software para demonstrar sua capacidade.
Quando os assistentes de escritório são realmente assistentes diretos para profissionais, seus trabalhos podem ser mais focados. Eles farão essencialmente as tarefas de escritório necessárias para que o profissional não precise. Os assistentes administrativos e executivos tendem a ter mais experiência com o software de escritório e geralmente atuam como intermediários entre clientes e seus executivos. Eles podem gerenciar escritórios e contratar e demitir assistentes de escritório que possam ajudá-los em seu trabalho de apoio ao profissional.
Como o termo pode significar muitas coisas, o intervalo de pagamento também pode ser variável. O assistente de escritório com habilidades mínimas de escritório pode ganhar pouco acima do salário mínimo. Os assistentes administrativos podem obter um salário mais alto, com um salário médio na faixa de US $ 30.000. Muitos ganham muito mais do que isso, dependendo de suas experiências e responsabilidades no trabalho.