Um funcionário da receita desempenha funções administrativas relacionadas a transações financeiras em empresas de serviços públicos, agências de transporte público e outros prestadores de serviços. Isso inclui a emissão de faturas, a cobrança de pagamentos, o registro de informações da conta e o gerenciamento de contas em atraso. A preparação das demonstrações financeiras também pode fazer parte do trabalho de um balconista. Alguns escritórios fornecem suporte administrativo devido ao alto volume de pagamentos administrados, enquanto em outros casos as pessoas trabalham por conta própria e se reportam a um diretor financeiro ou funcionário similar.
As informações sobre os serviços prestados devem ser enviadas ao balconista, que prepara os extratos para os clientes. O software automatizado pode facilitar esse processo imprimindo extratos a pedido e executando os cálculos necessários para impostos, taxas e outras despesas. Essas faturas podem ser enviadas com envelopes de pagamento e informações sobre outras opções de pagamento. Alguns funcionários de receita trabalham com sistemas de pagamento on-line, que permitem aos clientes enviar pagamentos eletronicamente e podem interagir com o sistema de computador para registrar dados automaticamente e criar relatórios para uso do funcionário.
À medida que os pagamentos chegam, o funcionário da receita os associa às contas e as registra. Caso ainda exista um saldo devedor, outra fatura poderá ser emitida ou poderão ser feitas anotações sobre um plano de pagamento, caso este tenha sido estabelecido. A manutenção precisa de registros é importante para evitar cobrança dupla ou o envio de clientes para coleções quando eles estão em boas condições. Alterações nas contas, como atualização de endereços ou detalhes do serviço, também podem ser feitas por um funcionário da receita para garantir que os clientes sejam cobrados de maneira precisa e adequada.
Relatórios financeiros periódicos podem fornecer informações sobre pagamentos coletados e pendentes. O recepcionista as envia para outros membros do escritório, para que eles saibam quanto dinheiro a empresa ou agência está trazendo. Isso também pode fornecer informações sobre o volume de serviços que está sendo usado, o que auxilia no planejamento. Por exemplo, uma concessionária de água pode ter que planejar transportar água para atender às necessidades na estação seca.
O software também pode gerar listas de contas em atraso. O funcionário da receita pode enviar demandas de pagamento e fazer chamadas de acompanhamento para os clientes se eles não responderem. Em alguns casos, a falta de pagamento pode resultar no envio a uma agência de cobrança de terceiros após um determinado período de tempo. Isso envolve empacotar contas com todas as informações disponíveis para que os representantes de cobrança possam trabalhar com o cliente para coletar o dinheiro, estabelecer um plano de parcelamento ou tomar medidas legais para recuperar fundos não pagos.