Funcion?rios t?cnicos podem fazer coisas ligeiramente diferentes em diferentes empresas, mas na maioria dos casos, seus trabalhos se concentram fortemente no arquivamento de documentos, tanto em arquivos impressos quanto em bancos de dados digitais; eles tamb?m podem estar envolvidos na cria??o de arquivos e sistemas baseados em computador para promover a efici?ncia de seu ambiente espec?fico. Em muitos casos, o trabalho tamb?m envolve muito trabalho administrativo e tarefas administrativas b?sicas, o que levou algumas pessoas a equiparar essa posi??o ? de uma secret?ria b?sica. Embora as descri??es de cargos frequentemente se sobreponham, a maioria das posi??es t?cnicas exige um conhecimento mais profundo da engenharia da informa??o, em vez de um simples gerenciamento de documentos. Esses tipos de profissionais tamb?m s?o frequentemente chamados para revisar e, ?s vezes, editar documentos e manuais t?cnicos, o que n?o ? algo que a maioria dos assistentes administrativos padr?o faz, e geralmente s?o necess?rios para garantir que todos os sistemas de arquivamento de documentos estejam em conformidade com as regras e procedimentos relevantes. regulamentos.
Configura??o do trabalho principal
Na maioria dos casos, os funcion?rios t?cnicos servem como profissionais de suporte que ajudam a processar e arquivar informa??es altamente t?cnicas e espec?ficas e, como tal, ? mais comum encontrar esse tipo de trabalho em setores que lidam muito com documenta??o densa e t?m muitos requisitos de arquivamento. As empresas de engenharia de constru??o s?o alguns dos empregadores mais comuns, al?m de empreiteiros em geral. As empresas e corpora??es de software que vendem principalmente solu??es de banco de dados digitais tamb?m podem precisar de pessoas com esse tipo de conhecimento. Algumas empresas m?dicas, como hospitais e companhias de seguros, tamb?m t?m empregos dispon?veis. O trabalho necessariamente parecer? diferente em lugares diferentes, mas as principais tarefas e deveres geralmente s?o os mesmos.
Arquivamento de documentos
O gerenciamento de documentos ? geralmente uma das coisas mais importantes que as pessoas na profiss?o de funcion?rio t?cnico fazem. Isso pode abranger qualquer coisa, desde o recebimento da documenta??o at? o processamento como ?recebido? e armazenamento, envio de arquivos importantes da empresa ou escrit?rio para outras pessoas, rastreamento e garantia de recebimento.
Alguns dos documentos mais importantes tendem a se referir ao pessoal, incluindo a documenta??o inicial do funcion?rio, registros de treinamento e quaisquer anota??es sobre as a??es disciplinares do funcion?rio. Al?m disso, a maioria dos trabalhos de escritur?rio envolve a organiza??o da documenta??o que lista os requisitos para projetos e quaisquer altera??es nas opera??es, garantindo que as regras sejam seguidas e os prazos sejam cumpridos. Esses documentos geralmente precisam ser atualizados constantemente e facilmente acess?veis para que os respons?veis ??possam acess?-los a qualquer momento.
Base de dados digital
O arquivamento geralmente n?o se limita a documentos em papel. Tamb?m ? esperado que uma pessoa nesta posi??o seja adepta do uso da tecnologia para manter os documentos organizados. Esse tipo de funcion?rio normalmente pode determinar qual software seria ?til e deve saber como usar uma variedade de programas diferentes. As tarefas relacionadas geralmente incluem a instala??o e solu??o de problemas do software quando necess?rio, al?m de criar e atualizar bancos de dados. Tamb?m se pode esperar que os funcion?rios com treinamento t?cnico ajudem os colegas de trabalho em outras tarefas t?cnicas que envolvem o computador, particularmente relacionadas a sistemas de relat?rios ou arquivamento online.
Projetando Sistemas e Melhorando Efici?ncias
Dependendo da organiza??o, um funcion?rio dessa capacidade tamb?m pode ser solicitado a projetar sistemas de arquivamento e gerenciamento de documentos a partir do zero. Esse tipo de tarefa geralmente envolve muito a engenharia de documentos, e a fun??o principal do funcion?rio ? encontrar maneiras de tornar os sistemas mais eficientes e mais f?ceis de usar.
Dependendo do contexto, ele tamb?m pode estar ajudando a empresa a cumprir as leis exigidas de armazenamento e arquivamento de documentos. As empresas que lidam com coisas como informa??es financeiras confidenciais ou dados de sa?de geralmente s?o mantidas em padr?es mais altos e devem obedecer a certos regulamentos – regulamentos sujeitos a altera??es peri?dicas. Os funcion?rios geralmente s?o respons?veis ??por manter o controle das regras relevantes e ajudar a garantir que os sistemas em vigor sejam compat?veis.
Revis?o e edi??o
Em alguns casos, funcion?rios com experi?ncia t?cnica at? ajudam a criar e editar manuais t?cnicos para garantir que as informa??es sejam precisas. A revis?o e edi??o s?o uma grande parte do processo, mas, em alguns casos, ? poss?vel que esses tipos de profissionais sejam solicitados a criar guias ou manuais – geralmente para itens como sistemas de navega??o de documentos – que podem ser amplamente distribu?dos aos funcion?rios e outras pessoas que usam o programa. quest?o.
Tarefas administrativas b?sicas
Semelhante a outros tipos de funcion?rios, um funcion?rio t?cnico geralmente precisa concluir algumas tarefas administrativas ao longo do dia. Isso significa que os profissionais podem esperar atender o telefone e responder ? pergunta que est? sendo feita ou encaminhar o chamador para outra pessoa. Eles tamb?m podem cumprimentar as pessoas que visitam o escrit?rio e, ?s vezes, servem como o primeiro contato que as pessoas t?m com a empresa. Tarefas administrativas adicionais podem incluir fax, email e gerenciamento de correspond?ncia.