Funcionários técnicos podem fazer coisas ligeiramente diferentes em diferentes empresas, mas na maioria dos casos, seus trabalhos se concentram fortemente no arquivamento de documentos, tanto em arquivos impressos quanto em bancos de dados digitais; eles também podem estar envolvidos na criação de arquivos e sistemas baseados em computador para promover a eficiência de seu ambiente específico. Em muitos casos, o trabalho também envolve muito trabalho administrativo e tarefas administrativas básicas, o que levou algumas pessoas a equiparar essa posição à de uma secretária básica. Embora as descrições de cargos frequentemente se sobreponham, a maioria das posições técnicas exige um conhecimento mais profundo da engenharia da informação, em vez de um simples gerenciamento de documentos. Esses tipos de profissionais também são frequentemente chamados para revisar e, às vezes, editar documentos e manuais técnicos, o que não é algo que a maioria dos assistentes administrativos padrão faz, e geralmente são necessários para garantir que todos os sistemas de arquivamento de documentos estejam em conformidade com as regras e procedimentos relevantes. regulamentos.
Configuração do trabalho principal
Na maioria dos casos, os funcionários técnicos servem como profissionais de suporte que ajudam a processar e arquivar informações altamente técnicas e específicas e, como tal, é mais comum encontrar esse tipo de trabalho em setores que lidam muito com documentação densa e têm muitos requisitos de arquivamento. As empresas de engenharia de construção são alguns dos empregadores mais comuns, além de empreiteiros em geral. As empresas e corporações de software que vendem principalmente soluções de banco de dados digitais também podem precisar de pessoas com esse tipo de conhecimento. Algumas empresas médicas, como hospitais e companhias de seguros, também têm empregos disponíveis. O trabalho necessariamente parecerá diferente em lugares diferentes, mas as principais tarefas e deveres geralmente são os mesmos.
Arquivamento de documentos
O gerenciamento de documentos é geralmente uma das coisas mais importantes que as pessoas na profissão de funcionário técnico fazem. Isso pode abranger qualquer coisa, desde o recebimento da documentação até o processamento como “recebido” e armazenamento, envio de arquivos importantes da empresa ou escritório para outras pessoas, rastreamento e garantia de recebimento.
Alguns dos documentos mais importantes tendem a se referir ao pessoal, incluindo a documentação inicial do funcionário, registros de treinamento e quaisquer anotações sobre as ações disciplinares do funcionário. Além disso, a maioria dos trabalhos de escriturário envolve a organização da documentação que lista os requisitos para projetos e quaisquer alterações nas operações, garantindo que as regras sejam seguidas e os prazos sejam cumpridos. Esses documentos geralmente precisam ser atualizados constantemente e facilmente acessíveis para que os responsáveis possam acessá-los a qualquer momento.
Base de dados digital
O arquivamento geralmente não se limita a documentos em papel. Também é esperado que uma pessoa nesta posição seja adepta do uso da tecnologia para manter os documentos organizados. Esse tipo de funcionário normalmente pode determinar qual software seria útil e deve saber como usar uma variedade de programas diferentes. As tarefas relacionadas geralmente incluem a instalação e solução de problemas do software quando necessário, além de criar e atualizar bancos de dados. Também se pode esperar que os funcionários com treinamento técnico ajudem os colegas de trabalho em outras tarefas técnicas que envolvem o computador, particularmente relacionadas a sistemas de relatórios ou arquivamento online.
Projetando Sistemas e Melhorando Eficiências
Dependendo da organização, um funcionário dessa capacidade também pode ser solicitado a projetar sistemas de arquivamento e gerenciamento de documentos a partir do zero. Esse tipo de tarefa geralmente envolve muito a engenharia de documentos, e a função principal do funcionário é encontrar maneiras de tornar os sistemas mais eficientes e mais fáceis de usar.
Dependendo do contexto, ele também pode estar ajudando a empresa a cumprir as leis exigidas de armazenamento e arquivamento de documentos. As empresas que lidam com coisas como informações financeiras confidenciais ou dados de saúde geralmente são mantidas em padrões mais altos e devem obedecer a certos regulamentos – regulamentos sujeitos a alterações periódicas. Os funcionários geralmente são responsáveis por manter o controle das regras relevantes e ajudar a garantir que os sistemas em vigor sejam compatíveis.
Revisão e edição
Em alguns casos, funcionários com experiência técnica até ajudam a criar e editar manuais técnicos para garantir que as informações sejam precisas. A revisão e edição são uma grande parte do processo, mas, em alguns casos, é possível que esses tipos de profissionais sejam solicitados a criar guias ou manuais – geralmente para itens como sistemas de navegação de documentos – que podem ser amplamente distribuídos aos funcionários e outras pessoas que usam o programa. questão.
Tarefas administrativas básicas
Semelhante a outros tipos de funcionários, um funcionário técnico geralmente precisa concluir algumas tarefas administrativas ao longo do dia. Isso significa que os profissionais podem esperar atender o telefone e responder à pergunta que está sendo feita ou encaminhar o chamador para outra pessoa. Eles também podem cumprimentar as pessoas que visitam o escritório e, às vezes, servem como o primeiro contato que as pessoas têm com a empresa. Tarefas administrativas adicionais podem incluir fax, email e gerenciamento de correspondência.