Um coordenador de documentos é um profissional de negócios que auxilia na catalogação e arquivamento adequados de vários tipos de documentos relacionados a negócios. Esses documentos podem incluir faturas, correspondência de clientes, memorandos internos e documentos proprietários e até recebimentos relacionados às contas a receber ou a pagar. Juntamente com a organização de documentos para armazenamento e recuperação fácil, um coordenador de documentos também pode trabalhar em estreita colaboração com outras pessoas da empresa para ajudar na montagem de novos documentos, como propostas que estão sendo preparadas para consideração de possíveis clientes.
As responsabilidades gerais exigem um conhecimento e entendimento aprofundados dos sistemas de arquivamento usados no local de trabalho. Isso inclui as metodologias usadas para organizar e arquivar cópias impressas de documentos importantes, mas também como organizar documentos eletrônicos em algum tipo de repositório virtual, como em arquivos protegidos armazenados em um servidor. Para esse fim, o coordenador deve ter a capacidade de organizar logicamente os dados para que todos os documentos possam ser recuperados quando e conforme necessário.
Outras tarefas associadas ao trabalho de um coordenador de documentos podem envolver documentos de codificação e referência cruzada, além de arquivá-los em sequências específicas e arranjos lógicos. Em alguns casos, o coordenador também será responsável por gerenciar consultas sobre os dados encontrados nos documentos e conseguir recuperar o documento correto ou o conjunto de documentos sob demanda. Manter um inventário mestre cujos documentos estão contidos nesse inventário e onde eles podem ser encontrados também é uma tarefa geralmente atribuída a um coordenador de documentos.
Como um coordenador de documentos pode entrar em contato com documentos eletrônicos e impressos que contêm informações proprietárias ou confidenciais, a permissão de segurança para esse tipo de trabalho geralmente é bastante alta. Isso leva a função do coordenador um pouco além do domínio de um atendente, que pode ser encarregado de arquivar documentos que não são considerados de natureza confidencial. Não é incomum que indivíduos como administradores executivos funcionem como coordenadores, criando e mantendo sistemas de arquivamento especialmente para os executivos com quem trabalham de perto.
O treinamento para o trabalho como coordenador de documentos varia, dependendo do escopo de responsabilidades que o empregador escolhe associar ao cargo. Em alguns casos, são necessárias habilidades básicas de escritório, como conhecimento prático do uso de computadores, como arquivar documentos usando um sistema de arquivamento padrão e a capacidade de assimilar e seguir efetivamente uma estratégia de arquivamento existente. Uma aptidão para organização e pensamento lógico também é muito útil na busca desse tipo de trabalho.