Um representante de acesso ao paciente registra novos pacientes e fornece informações sobre a instalação e suas políticas. Dependendo do tamanho da instalação, esse membro da equipe pode representar um único departamento ou a instalação como um todo. Os pacientes podem entrar em contato com os representantes de acesso se tiverem dúvidas ou preocupações, e o pessoal também trabalha com equipes médicas para garantir que as pessoas tenham as informações necessárias para fornecer um nível adequado de atendimento. Geralmente, é necessária alguma experiência de escritório para tais cargos e pode ajudar a familiarizar-se com a terminologia médica e os ambientes de assistência médica.
Quando novos pacientes chegam a um hospital, clínica ou instalação similar, o representante de acesso do paciente coleta suas informações demográficas e de contato. Isso permite que o representante crie um arquivo com informações básicas sobre o paciente, incluindo qualquer cobertura de seguro ou apólices de assistência financeira para as quais o paciente possa se qualificar. Os pacientes também recebem informações sobre os termos de cobrança e reembolso, bem como outras políticas sobre as instalações que eles precisam conhecer. Os familiares e amigos podem receber informações sobre o horário de visitas, os tipos de presentes que podem ser enviados aos pacientes e assuntos relacionados.
Nas emergências em que os pacientes necessitam de tratamento imediato, os representantes de acesso ao paciente podem não ter tempo para realizar uma entrevista de admissão ou o paciente pode não conseguir se comunicar. Em vez disso, as informações podem ser coletadas de familiares e outras pessoas com o paciente. As carteiras podem ser verificadas quanto à identificação, cartões de alerta médico e outra documentação que pode ser útil para o pessoal médico. O representante de acesso do paciente inicia um arquivo com o máximo de informações possível e anota eventuais lacunas nos dados para coleta posterior.
No momento da alta, os pacientes podem se encontrar com o representante de acesso novamente. Os pacientes devem receber documentação de alta com informações sobre como cuidar de si em casa e o que fazer em caso de emergência. O representante de acesso ao paciente examina isso para garantir que o paciente entenda e entrará em contato com a instituição em caso de sinais de complicações. Além disso, a documentação relacionada ao projeto de lei pode ser discutida, com informações sobre quando o projeto será devido e como o hospital lida com o faturamento do seguro.
As boas habilidades das pessoas são úteis para que um representante de acesso ao paciente se comunique com pacientes e membros de suas equipes de atendimento. Uma atenção aos detalhes também é importante, principalmente quando se trata de registrar informações sobre alergias e outros aspectos importantes do perfil de um paciente. Geralmente, também é necessário ser capaz de digitar com rapidez e precisão e cumprir as leis de confidencialidade para proteger a privacidade dos pacientes.