Um transcritor médico prepara as anotações do médico em documentos legais formais. Os transcritores médicos também são chamados de transcriptionists. Eles podem trabalhar em um consultório médico ou hospital ou em sua própria casa. Para trabalhar em casa, um transcriptionist ou transcritor médico geralmente tem experiência no local primeiro. Algumas empresas de transcrição médica on-line contratam transcritores para trabalhar em casa com experiência e qualificações mínimas, porém comprovadas.
Reportando-se a um supervisor de transcrição ou diretamente ao médico, um transcritor médico pode transformar anotações manuscritas e ditados em documentos digitados. Cada vez que um médico examina um paciente ou o encaminha a um especialista ou laboratório de testes, a sessão deve ser documentada. O médico normalmente faz anotações durante a visita do paciente e depois registra essas informações no equipamento de voz. Tradicionalmente, eram usados gravadores de fita cassete, mas hoje a tecnologia de aplicação por telefone pode enviar a mensagem de áudio do médico diretamente ao servidor de computador do transcritor. Uma vez recebido, o transcriptionist médico ouve a mensagem e digita as informações nos documentos enquanto o arquivo de áudio é reproduzido.
Usando habilidades de digitação rápidas e precisas, os transcritores médicos devem não apenas confiar em seu treinamento para incluir a terminologia correta, mas interromper a gravação do ditado para consultar os materiais de referência quando necessário. Eles podem ter revistas médicas on-line, bem como livros sobre assuntos como anatomia ou farmacologia para consultar. Um transcritor médico também deve prestar atenção ao uso de ortografia, gramática e pontuação adequadas. Os relatórios preenchidos, mesmo que sejam breves notas para uma ficha médica, devem ser de qualidade profissional.
Retornar a transcrição concluída no prazo final é importante para o transcritor. As informações do paciente precisam ser constantemente atualizadas, mas acessíveis por médicos, enfermeiros e assistentes médicos. Se um transcritor médico trabalha com um supervisor, essa pessoa verifica a precisão dos documentos finalizados. Se o transcriptionist trabalha diretamente com o médico, é necessário verificar as tarefas cuidadosamente várias vezes antes de entregar os documentos concluídos. A maioria dos transcritores médicos mantém um registro de todas as tarefas que realizam, com as datas de início e conclusão indicadas.
Manter a confidencialidade do paciente em todos os momentos é um comportamento absolutamente obrigatório para um transcritor médico. Seja trabalhando em casa para um serviço de transcrição ou diretamente em um consultório médico ou em um hospital, os registros médicos exigem que a lei e a ética sejam confidenciais. O pessoal médico treinado e qualificado, incluindo transcriptionists e assistentes, pode visualizar e trabalhar com informações do paciente, mas não deve discutir nada com pessoas não autorizadas.