Qualquer organização que opere com fins lucrativos testemunhará que o controle de caixa adequado deve ser mantido. O controle de caixa permite que uma empresa opere de maneira eficiente, recompensando acionistas, reembolsando funcionários por seus serviços, pagando credores e também para ajudar a promover e facilitar o crescimento organizacional. Com tantas maneiras de controlar adequadamente a entrada e saída de caixa de uma empresa, algumas empresas acham impressionante escolher e implementar as melhores dicas. A maioria das empresas considera benéfico realizar reconciliações bancárias mensais, diminuir gastos e também limitar o acesso aos cofres da empresa. Além dessas dicas, também é aconselhável evitar cartões de crédito da empresa, pois isso ajuda a reduzir o estresse financeiro, o que permite maior sucesso no controle de caixa.
A realização de reconciliações bancárias mensais é uma dica importante de controle de caixa a ser seguida, pois permite que uma empresa verifique se seu dinheiro não está sendo abusado, mal utilizado ou perdido. As reconciliações podem ser realizadas por uma equipe interna ou externa. Quando executada por uma equipe interna, é recomendável que as reconciliações trimestrais sejam executadas por uma equipe externa para garantir que não ocorra fraude interna. Para salvaguardar ainda mais, uma revisão independente conduzida pelo proprietário da empresa deve ser realizada anualmente.
É mais fácil controlar o dinheiro, menos ele é usado, tornando as despesas decrescentes uma dica muito valiosa a seguir. Toda e qualquer despesa desnecessária deve ser evitada, enquanto, ao mesmo tempo, diminui as compras que devem ser feitas. Reduzir as despesas é especialmente importante para os novos negócios, porque eles precisam de um excelente controle de caixa, para que o crescimento dos negócios possa ser obtido e sustentado.
O controle de caixa é muito mais fácil de manter quando apenas algumas pessoas têm a capacidade de usá-lo, movê-lo ou perdê-lo. Tendo isso em mente, as empresas devem limitar o número de funcionários que têm acesso aos cofres. De acordo com o Institute of Internal Auditors, em 2004, os funcionários internos contribuíram com 60 a 70% das ações fraudulentas que ocorreram nas organizações, o que facilita a compreensão de por que apenas um número limitado de mãos deve ter acesso aos ativos encontrados nas organizações. uma empresa segura.
Embora muitas empresas dependam dos cartões de crédito da empresa para gerar fluxo de caixa, o controle de caixa é seriamente afetado por elas. Quanto mais cartões de crédito tiver uma empresa, mais dívida financeira ela tende a ter, o que leva ao estresse financeiro. Esse estresse faz com que os proprietários da empresa relaxem suas tentativas de controle de caixa. Se uma organização deve usar cartões de crédito da empresa, apenas alguns selecionados devem ter autorização para usá-los e análises diárias devem ser realizadas para garantir que não sejam abusadas.
Outras dicas de controle de caixa incluem sempre a obtenção de um recibo quando o dinheiro é pago, além de fornecer recibos quando o dinheiro é recebido. Também é aconselhável colocar todo o dinheiro excedente em uma conta bancária da empresa diariamente. Uma das melhores dicas a seguir é usar o máximo possível as transferências eletrônicas bancárias, principalmente no pagamento de contas.
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