Manutenção de lista é o processo de manter uma lista de qualquer tipo atual. As empresas operam com várias listas em toda a estrutura corporativa, com listagens de clientes e listas de fornecedores aprovados, sendo dois exemplos principais. O conceito geral de manutenção de lista preocupa-se em manter essas e outras listas importantes pertencentes à empresa o mais preciso e oportuno possível. Isso significa que o processo de manutenção dessas listas é uma atividade contínua que deve ser executada em intervalos regulares.
Existem três tipos básicos de atividades ou transações que ocorrem durante o processo de manutenção da lista. A primeira atividade é conhecida como uma adição. Isso significa simplesmente que quaisquer novos dados relevantes para a listagem são adicionados. Por exemplo, se a empresa estabelecer um contrato com um novo fornecedor, esse fornecedor será adicionado à lista de fornecedores aprovados, geralmente incluindo informações importantes como os nomes e as posições dos principais contatos, as datas de início e término do contrato e qualquer outro detalhes necessários para a prestação adequada de serviços a esse cliente.
O segundo tipo de transação ou atividade que ocorre durante a manutenção da lista é conhecido como excluir ou remover. Nesse caso, os dados que foram incluídos anteriormente na lista são retirados ou removidos. Se um cliente optar por fechar sua conta e liquidar todos os saldos pendentes na íntegra, essa conta será removida da lista de clientes ativos. Enquanto algumas empresas simplesmente descartam esses dados, outras pegam as informações removidas dos clientes e arquivam os dados em uma listagem reservada a clientes antigos.
Uma etapa final ou transação associada à manutenção da lista é conhecida como alteração. Isso normalmente envolve a atualização de algum tipo de informação que já está em uma lista existente. Caso um cliente sofra uma fusão e comece a fazer negócios com um novo nome de empresa, esse novo nome substitui o nome antigo em todos os registros de clientes mantidos pelo fornecedor. Com um perfil de cliente que contém o nome dos principais tomadores de decisão da organização, uma alteração pode envolver a remoção do nome de alguém que deixou a empresa e a substituição do nome do sucessor no mesmo campo da listagem.
Com qualquer tipo de atividade de manutenção de lista, a idéia é manter a listagem atualizada. Isso ajuda a minimizar a oportunidade de desperdício de tempo e recursos pelo uso de informações desatualizadas ou não mais relevantes. Por exemplo, manter as informações atuais em uma lista de clientes ajuda a garantir que, se o fornecedor desejar realizar uma campanha de mala direta usando a lista, as correspondências não serão enviadas a clientes antigos ou a contatos que não estão mais associados às empresas que compõem a atual base de clientes.
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