O papel razão é o documento físico no qual os contadores escrevem lançamentos contábeis manuais e outros dados contábeis. Muitos tipos diferentes de papel razão estão disponíveis, incluindo papel milimetrado com linhas, pontos, colunas e quadrados. O tipo de papel mais usado é o estilo de coluna, com pads de uma ou várias colunas para registrar entradas de diário e outras informações. Além disso, as colunas podem ir da esquerda para a direita na página, ou pode haver linhas no papel que começam na parte superior e vão para a parte inferior. Muitos contadores usam o papel para anotar lançamentos e outros dados antes de inseri-los no sistema de contabilidade da empresa.
Almofadas de coluna – ou papel colunar, outro nome popular – normalmente funcionam melhor para contabilidade. Historicamente, o papel é da cor ou matiz verde, fazendo com que os documentos sejam chamados informalmente de barras verdes ou folhas verdes. Várias colunas são necessárias para a maioria dos trabalhos de contabilidade; aqueles tipos com seis a oito colunas são muito populares. Em alguns casos, diferentes almofadas colunares podem ser necessárias para diferentes tipos de trabalho de contabilidade. Manter esses documentos originais é de extrema importância, portanto, usar um estilo consistente de papel razão pode manter esse padrão.
Preencher o livro razão é outra parte importante da seleção e do uso do tipo correto. Cada folha precisa de espaço para datas, descrições, números de contas e débitos e créditos. Os dois últimos itens representam os valores reais em dólares para a transação que precisa de documentação. Ao selecionar o papel do livro-razão, é melhor encontrar um estilo que tenha linhas, colunas e seções de caixas de gráfico, tudo em uma ordem específica. O papel colunar tem todos esses recursos na ordem necessária, o que é outro motivo de sua popularidade entre os contadores.
Um tipo diferente de bloco colunar também pode ser útil na contabilidade. Este estilo é um pouco mais simplista, tendo dois grupos de colunas na folha de papel; o lado esquerdo é a coluna de débito e o lado direito é a coluna de crédito. Sob essas duas colunas amplas, existem vários outros, como data, descrição, número da conta e valor em dólares. Cada entrada ocupa apenas uma linha, com entradas de débito à esquerda e entradas de crédito à direita. De certa forma, este papel é um pouco mais econômico, pois os contadores podem ser capazes de colocar mais lançamentos no livro razão, o que também permite que menos documentos em papel sejam armazenados.