Os trabalhos de coordenador de eventos especiais são mais frequentemente encontrados em hotéis, resorts, locais, estádios e arenas esportivas. Empresas de produção e decoração de serviço completo, bem como promotores de concertos, também costumam contratar pessoas para desempenhar esse papel. Alguns profissionais de eventos planejam funções corporativas, como cerimônias de premiação, galas ou viagens de incentivo. Outros trabalham com pessoas que desejam sediar um caso social, como um casamento ou bar mitzvah. Alguns trabalhos de coordenador de eventos especiais incluem preparativos para eventos públicos e festivais, dos quais centenas ou milhares de convidados podem participar.
As responsabilidades geralmente incluem a organização dos muitos aspectos de uma função específica. No planejamento de festivais ou concertos públicos, por exemplo, indivíduos podem ser contratados para promover e comercializar esses eventos em larga escala. Outros requisitos podem incluir a contratação de fornecedores terceirizados e entretenimento. Indivíduos com trabalhos de coordenador de eventos especiais podem obter licenças para eventos, providenciar estacionamento adequado, coordenar fornecedores de alimentos e bebidas e lidar com outros detalhes logísticos.
Alguns outros tipos de trabalhos de coordenador de eventos especiais incluem o planejamento e a organização de programas corporativos. Por exemplo, viagens aéreas, transporte terrestre, acomodações de hotel, reuniões, refeições, passeios fora do local, atividades de formação de equipes e festas temáticas podem ser incorporadas a esses tipos de ocasiões. O número de pessoas presentes pode variar de 20 a mais de 2.000. Muitos trabalhos de coordenador de eventos especiais voltados para o mercado corporativo exigem um nível e conhecimento e experiência diferentes daqueles que se concentram em celebrações sociais, como casamentos e festas de aniversário.
As decisões dos clientes corporativos sobre seus eventos geralmente são influenciadas pelo marketing e pela marca do produto, bem como pelas diretrizes de orçamento. Uma reunião de vendas ou incentivos costuma ser voltada para melhorar ou manter o moral elevado da força de trabalho e aumentar a motivação dos funcionários. Quando os clientes planejam eventos sociais, no entanto, os objetivos são significativamente diferentes.
Quando um casal decide se casar e planeja seu casamento, as decisões são amplamente baseadas em emoções. Os noivos também podem estar preocupados com o que seus amigos e familiares pensam do evento como uma experiência geral. Enquanto os clientes corporativos geralmente se preocupam menos com itens de decoração, como flores, esses detalhes podem ser o componente mais importante para um cliente social.
Esses fatores podem mudar o foco de um coordenador de eventos para projetar elementos como encontrar o tom perfeito de rosa para uma peça central, em oposição às necessidades audiovisuais de uma reunião de negócios em larga escala. Por esse motivo, os trabalhos de coordenador de eventos especiais serão diferentes, dependendo do cliente e do tipo de parte ou função que está sendo coordenada. Independentemente do cliente, no entanto, as habilidades de comunicação interpessoal e as fortes habilidades organizacionais estão entre as características mais importantes para qualquer profissional de planejamento de eventos.