Ao escrever uma carta comercial, espera-se que você siga determinados formatos. Os formatos têm algumas variações e, a menos que você esteja participando de uma aula de redação de cartas, as pessoas não podem medir especificamente a distância entre a parte superior da página e seus endereços e entre os endereços listados e sua saudação. O aspecto mais importante quando você escreve uma carta comercial é deixar bem claro seu propósito – por que você está escrevendo a carta. No entanto, você deve estar familiarizado com um formato básico, antes de começar a se preocupar com o que e como escreverá.
Se você usa um programa de processamento de texto, verifique seu programa quanto a modelos de cartas comerciais. Isso pode facilitar o seu trabalho, porque eles definem as margens e geralmente informam exatamente onde colocar itens como endereços. Se você não tiver esse modelo, sua carta poderá ser formatada de duas maneiras. O primeiro é chamado de formato de bloco e o segundo formato recuado. A menos que especificado, você pode usar o formato ou qualquer uma de suas variações. A grande diferença entre os dois formatos é que os parágrafos não têm recuos e o texto pode ser justificado para que cada linha tenha o mesmo comprimento. No formato recuado, nem todas as linhas terão exatamente o mesmo comprimento e a primeira frase de cada parágrafo terá cinco espaços recuados.
Existem pequenas variações em cada formato; portanto, essa explicação terá como único objetivo escrever rapidamente uma carta comercial, usando o formato de bloco, sem justificar o texto. A carta comercial deve ter as seguintes margens: 2,54 cm (uma polegada) na parte superior, inferior, esquerda e direita. Verifique seu programa de processamento de texto antes de começar e defina essas margens, se necessário. A fonte deve ter 12 pontos e Times New Roman é a escolha preferida.
Se você estiver digitando em papel timbrado da empresa, não precisará iniciar a carta com seu endereço. Se você estiver usando papel comum, comece na margem superior com seu endereço. Não é necessário incluir seu nome no seu endereço. Basta incluir seu endereço e, se desejar, número de telefone e e-mail. Adicione uma data diretamente após o endereço. Você pode recuar seu endereço para que ele fique nivelado com a margem direita, mas ele pode simplesmente começar na margem esquerda, o que é mais fácil.
Pule uma linha e escreva o nome da pessoa para quem você está escrevendo, o título ou a empresa e o endereço. Cada entrada, como nome, título e endereço, deve estar em uma linha separada. Cidade, estado e CEP devem formar a última linha. O seguinte pedido é necessário para o endereço: Empresa, Pessoa, Cargo e Endereço.
Pule outra linha e comece com sua saudação. Isso deve ser formal. Se você estiver escrevendo para Smith, escreverá Dear Smith :. Use dois pontos em vez de vírgula após a saudação.
Espaço abaixo de uma linha e comece seu primeiro parágrafo do corpo. Certifique-se de indicar claramente a intenção da carta neste primeiro parágrafo. Use parágrafos adicionais, com um espaço no meio, conforme necessário para expandir seu argumento ou dar exemplos. Depois de terminar os parágrafos do corpo, pule uma linha e escreva “Atenciosamente”, sua observação final, depois pule cerca de três a quatro linhas antes de digitar seu nome e seu título, se houver. Antes de a carta comercial ser enviada, não se esqueça de assinar fisicamente seu nome em tinta preta no espaço entre o fechamento e o nome digitado.
O objetivo quando você escreve uma carta comercial é efetivamente transmitir seu ponto de vista. Você não poderá ser eficaz se sua carta estiver repleta de erros. Não basta executar uma verificação ortográfica, mas também examinar seu artigo quanto a erros gramaticais, palavras geralmente confusas e problemas de pontuação. Leia a carta em voz alta para ter certeza de que está transmitindo seu argumento claramente. Use linguagem simples, mas evite contrações ou gírias. Uma carta comercial bem escrita e direta ao assunto é muito importante, especialmente se você estiver escrevendo de outra empresa. Sua capacidade de escrever uma carta comercial fácil de entender e sem erros reflete no profissionalismo da sua empresa.
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