La versione unica dell’approccio della verità all’archiviazione dei record richiede che un’azienda disponga di un database centrale contenente tutti i record aziendali o, in alternativa, di un database sincronizzato distribuito che raggiunga lo stesso obiettivo. La concorrenza, ovvero disporre di un unico insieme indiscusso di informazioni verificate, nella gestione dei file aziendali è della massima importanza, garantendo che tutti all’interno di un’organizzazione siano sulla stessa pagina quando si tratta di dati, record e statistiche. Una singola versione dello schema di gestione dei file di verità impone la concorrenza assicurando che ci sia un solo possibile “magazzino” contenente i record dell’azienda.
I metodi di archiviazione dei file di verità non a versioni singole, in cui le aziende rischiano di avere ridondanza nell’archiviazione dei dati, possono facilmente diventare imperfetti. Immagina un’azienda che archivia le sue informazioni in due database separati e non collegati: Database A e Database B. Ora immagina che un dipendente apporti una modifica al prezzo del sapone nel database A, ma dimentichi di apportare la modifica corrispondente nel database B. La concorrenza dei database è ora in questione. Da quel momento in poi, nessun dipendente che consulterà le banche dati potrà determinare il prezzo del sapone. Mantenendo le informazioni in magazzini separati, i disaccordi tra i database provocano problemi di difficile soluzione.
La versione singola del metodo della verità risolve questo problema assicurando che ci sia una sola posizione di riferimento per ogni dato valore nel database. Poiché esiste una sola “risposta”, non possono mai esserci disaccordi o conflitti nel sistema. Sebbene ciò non precluda errori di immissione dei dati, che si verificano quando un utente immette e salva erroneamente un valore errato per un elemento, previene problemi di concorrenza. Se viene commesso un errore, diventa molto più semplice risolverlo e risolverlo.
La versione unica degli approcci alla verità sull’archiviazione dei dati ha i suoi svantaggi. Per le aziende più grandi, con record massicci che coprono diversi decenni, l’archiviazione di tutte le informazioni in un unico repository può diventare proibitivo sia dal punto di vista dei costi che dell’efficienza. Le soluzioni estese di archiviazione dei dati, come i computer che eseguono quattro o più dischi rigidi su larga scala, sono molto costose. Inoltre, mantenere un database di grandi dimensioni è spesso più complicato rispetto a mantenere più database più piccoli.
Infine, la centralizzazione della singola versione del modello di memorizzazione dei dati di verità è anche uno dei suoi maggiori punti deboli. Compattando tutti i dati in un unico magazzino virtuale, i problemi con i dischi rigidi che memorizzano le informazioni o con il computer che ospita le unità possono paralizzare gravemente l’organizzazione. Se l’hub del database centrale si arresta in modo anomalo, tutti i membri dell’intera azienda verranno lasciati “fuori al freddo” fino a quando il sistema non sarà nuovamente online.