Una polizza di carico è un documento che funge sia da contratto che da ricevuta tra una società di trasporti e i suoi clienti. Questo documento descrive gli articoli che il cliente sta spedendo, nonché i termini dell’accordo tra le due parti. Molte volte, le compagnie di trasporto trasportano più carichi sulla stessa nave, aereo o camion. Per tenere traccia di questi vari carichi, l’azienda crea una polizza di carico principale, che consolida la polizza di carico per ogni singolo carico in un unico documento. La polizza di carico principale contiene un’ampia varietà di informazioni, comprese le informazioni di contatto per i clienti, le descrizioni degli articoli e i termini del contratto.
Ogni polizza di carico principale presenta una sezione in cui l’azienda può elencare eventuali istruzioni speciali relative a uno o più carichi. In questa sezione, la compagnia include un elenco di tutti i numeri della polizza di carico associati a un particolare viaggio. Ciò consente alla compagnia di spedizioni di monitorare facilmente i carichi che stanno trasportando e aiuta gli equipaggi a determinare quali carichi vengono rilasciati ad ogni fermata. Tutte queste polizze di carico minori, note anche come bollette domestiche o sottostanti, sono allegate sul retro della polizza di carico principale per un facile riferimento.
La polizza di carico principale include anche informazioni di base, tra cui la data in cui la società di trasporti ha preso possesso delle spedizioni e la data prevista per la consegna. Questo documento delinea anche i termini riguardanti chi è responsabile per i danni a ciascun carico. Una sezione può essere riservata agli spedizionieri per annotare eventuali danni riscontrati durante il caricamento della merce. Molte di queste fatture hanno uno spazio in cui un rappresentante dell’azienda di trasporti può firmare per i carichi, indicando che sono state ricevute in buone condizioni.
L’industria del trasporto merci fa molto affidamento su consolidatori, o broker, che prendono accordi per conto dei clienti per il trasporto di merci con società di trasporto. La polizza di carico principale includerà le informazioni di contatto sia per il broker che per i clienti sottostanti, nonché le informazioni di contatto per la persona designata a ricevere la merce.
Infine, la polizza di carico principale include un elenco dettagliato di tutte le merci trasportate. Questo elenco include elementi di tutti i carichi e potrebbe non essere organizzato in base al carico. Ad esempio, se la società di trasporti trasporta cinque pallet di elettronica per il cliente A e cinque pallet di elettronica per il cliente B, la polizza di carico principale può semplicemente elencare dieci casse di elettronica. Questo documento riflette quantità, dimensioni, peso e informazioni sull’imballaggio per ogni articolo trasportato.