Il metodo più comune di rilevamento delle frodi passa attraverso i suggerimenti di persone all’interno o all’esterno di un’azienda o di un’organizzazione. La frode potrebbe anche essere scoperta per caso dopo che un cliente si è lamentato di una fattura, spingendo a un’indagine sulle pratiche contabili. Anche i controlli interni ed esterni, come gli audit, potrebbero scoprire attività fraudolente, ma questo metodo non è efficace quanto l’impiego di un contabile forense per esaminare i rendiconti finanziari. Il data mining, chiamato anche analisi dei dati, utilizza il software del computer come strumento per il rilevamento delle frodi, che potrebbe riconoscere modelli insoliti nei record finanziari.
Alcune aziende forniscono una hotline o un altro metodo che dipendenti, fornitori o clienti possono utilizzare se sospettano la disonestà. Alcune agenzie governative si affidano anche a suggerimenti per il rilevamento delle frodi da parte del pubblico o dei colleghi tramite linee informative anonime. L’Association of Certified Fraud Examiners stima che un terzo di tutte le indagini sulle frodi inizi con le informazioni fornite tramite una mancia.
Il rilevamento di frodi accidentali può emergere quando un dipendente è assente e un altro dipendente scopre una discrepanza in un account. Lui o lei potrebbe trovare differenze tra ricevute di contanti documentate e depositi bancari. La frode potrebbe anche venire alla luce quando un dipendente diventa sospettoso nei confronti di un collega che sembra vivere al di sopra delle proprie possibilità.
La maggior parte delle aziende include controlli interni ed esterni come strumenti di rilevamento delle frodi. Eseguono regolarmente audit e riconciliano i conti. Cancellazioni insolite o frequenti adeguamenti dei fondi potrebbero indicare un’area che necessita di esame. I revisori esterni in genere esaminano le procedure di controllo interno per determinare se sono efficaci o se necessitano di modifiche per ridurre il rischio di frode.
Alcune aziende utilizzano metodi informali di rilevamento delle frodi monitorando i dipendenti che potrebbero derubare l’azienda. Possono esaminare il lavoro svolto da un dipendente con noti problemi legali, finanziari o di abuso di sostanze. I dipendenti che mostrano un’etica del lavoro discutibile, quelli che hanno prestazioni scadenti e i lavoratori che si lamentano cronicamente del proprio lavoro potrebbero essere tentati di commettere frode. Un altro indizio che può portare al rilevamento di frodi si verifica quando un dipendente che gestisce denaro diventa protettivo nei confronti dei propri doveri, rifiutando di consentire a un altro dipendente l’accesso ai documenti finanziari. Queste persone raramente perdono il lavoro o si prendono una vacanza per paura di essere scoperte.
Le tattiche di prevenzione delle frodi includono uno screening accurato dei dipendenti con accesso a finanze o rapporti finanziari. Le aziende potrebbero anche ridurre il rischio di frode adottando un rigoroso codice etico applicabile a tutti i dipendenti. Insegnare ai lavoratori a riconoscere attività insolite che potrebbero indicare disonestà rappresenta un’altra strategia utilizzata da alcune aziende. Fornire un’adeguata sicurezza dei locali fisici protegge i dati e le risorse dall’uso improprio.