Gli ordini di acquisto hanno la funzione di autorizzare l’acquisto di beni o servizi da diversi fornitori. Vari moduli di ordine di acquisto vengono utilizzati per diverse dimensioni e tipi di acquisti. Questi moduli includono richieste o richieste di acquisto, ordini di acquisto regolari, ordini di acquisto permanenti, ordini di acquisto generali, contratti per servizi e ordini di modifica.
In un normale processo di ordine di acquisto, se un’unità aziendale deve effettuare un acquisto, prepara una richiesta di ordine di acquisto o una richiesta in dettaglio gli articoli desiderati, la quantità, il costo unitario, quando gli articoli sono richiesti e il fornitore preferito, se presente. La business unit presenta la richiesta a un manager autorizzato ad approvare l’acquisto o ad un dipartimento acquisti per l’approvazione. Se l’ordine di acquisto è per un acquisto importante o una grande quantità di denaro, potrebbe essere necessario più di un livello di approvazione prima che venga finalizzato.
Il reparto acquisti esamina la richiesta e seleziona il fornitore migliore per il materiale o i servizi. Dopo l’approvazione della richiesta, viene emesso un ordine di acquisto e assegnato un numero, a quel numero viene fatto riferimento su tutta la corrispondenza relativa a quell’ordine, attraverso la consegna e il pagamento. I moduli d’ordine di acquisto possono essere elettronici o stampati. L’aspetto del modulo d’ordine di acquisto non è importante; sono le informazioni su di esso che stabiliscono l’accordo tra il venditore e l’acquirente.
I moduli di ordine di acquisto permanenti vengono utilizzati quando un’azienda ha bisogno di una consegna regolare di una quantità identica di materiale, come una spedizione mensile. Un ordine di acquisto permanente approva l’intervallo di consegna e il prezzo della merce e specifica il periodo di tempo in cui l’ordine permanente rimarrà in vigore. Un ordine d’acquisto permanente può essere utilizzato anche per attrezzature o contratti di manutenzione che continueranno per un determinato periodo.
I moduli d’ordine di acquisto completi vengono utilizzati per coprire l’acquisto ordinario di piccole quantità di articoli di basso valore. Ad esempio, un ufficio potrebbe avere un ordine d’acquisto generale per l’acquisto di forniture di carta, inchiostro e toner per le funzioni di copia e stampa. Un ordine generale generalmente limita i tipi di articoli che possono essere acquistati e imposta un limite di singolo ordine e un limite di valore totale, nonché una data di scadenza.
I moduli di ordine di acquisto contrattuale vengono generalmente utilizzati per coprire il lavoro richiesto per completare un progetto. Specificano esattamente quale lavoro verrà eseguito e con quale programma. Un ordine di acquisto contrattuale potrebbe prevedere pagamenti intermedi man mano che il progetto raggiunge determinati traguardi. Se, nel corso del progetto, diventa necessario modificare i requisiti, potrebbe essere emesso un ordine di modifica. L’ordine di modifica specifica esattamente quali specifiche sono state modificate ed è incorporato nell’ordine di acquisto originale.
I requisiti dell’azienda potrebbero richiedere un’offerta per qualsiasi acquisto che costerà più di una determinata quantità di denaro o che implichi un particolare tipo di beni o servizi. In questo caso, il dipartimento acquisti richiederà le offerte. Dopo che le offerte sono state ricevute e riviste, il dipartimento acquisti assegnerà l’ordine di acquisto al miglior offerente.