Il software groupware può essere classificato in base alla necessità o meno che gli utenti utilizzino il software contemporaneamente. Quando gli utenti devono utilizzarlo contemporaneamente, viene chiamato sincrono. Se gli utenti possono utilizzarlo in momenti diversi, viene chiamato asincrono. Entrambi i tipi offrono applicazioni per uso aziendale e personale che vanno dalla posta elettronica ai giochi.
La posta elettronica è una delle prime applicazioni di groupware. Questa applicazione è asincrona perché gli utenti possono inviare e ricevere e-mail in momenti diversi. La posta elettronica salva una registrazione della comunicazione, rendendola utile per documentare discussioni e decisioni. Le mailing list sono un’espansione della posta elettronica progettata per comunicare con i gruppi.
I forum su Internet, che utilizzano frequentemente il groupware open source, sono un’altra applicazione asincrona. Gli utenti visitano il forum in momenti diversi e possono leggere e pubblicare messaggi. I forum conservano anche i post, sebbene molti forum consentano agli utenti e agli amministratori di eliminare o modificare i post.
Molte organizzazioni implementano software collaborativo in cui i documenti si spostano in modo asincrono da utente a utente, con ogni utente che contribuisce in qualche modo. Ad esempio, un potenziale mutuatario può compilare una domanda di prestito online e inviarla. Un dipendente della società di prestito esamina la domanda e aggiunge informazioni. La domanda di prestito può quindi essere indirizzata a un dipendente di livello superiore per l’approvazione. Dopo l’approvazione, la domanda passa a un altro dipendente per completare l’elaborazione.
I calendari sono un esempio comune di groupware asincrono. Gli utenti aggiungono gli eventi ai loro calendari a loro piacimento. Tali informazioni possono essere rese disponibili ad altri utenti anche quando il calendario dell’utente originale è chiuso.
Nel software groupware sincrono, gli utenti devono essere nell’applicazione contemporaneamente per comunicare. Queste applicazioni software spesso servono persone che si trovano in luoghi diversi. I sistemi di chat sono applicazioni groupware sincrone che possono utilizzare testo o video. Le chat di testo hanno il vantaggio di una facile ricerca e revisione dei contenuti. Il video ricorda più da vicino l’interazione faccia a faccia e può consentire agli utenti di leggere le espressioni facciali e il tono di voce degli altri.
Un altro tipo di groupware sincrono, il software per riunioni, è progettato per facilitare le riunioni di gruppi che si trovano in luoghi diversi. Questo tipo di software potrebbe utilizzare la videoconferenza, la condivisione dello schermo del computer o una combinazione di entrambe le tecnologie. Le aziende possono installare la tecnologia video nelle sale riunioni per ospitare questo tipo di groupware.
Le lavagne elettroniche possono essere utilizzate per le conferenze online sincrone. Gli utenti in luoghi diversi possono scrivere sulla lavagna e vedere cosa hanno scritto gli altri utenti. Questi sistemi software di groupware di solito salvano un record della lavagna.
Groupware ha anche un posto al di fuori dell’arena aziendale. Alcuni tipi di giochi multiutente sono software groupware sincrono. I giocatori in luoghi diversi accedono al gioco e giocano contro gli altri in tempo reale.