Le conferenze Web open source offrono agli utenti un modo per partecipare a riunioni, seminari e altre attività in stile conferenza tramite Internet, ma ci sono alcuni suggerimenti di etichetta che gli utenti dovrebbero seguire. Gli utenti dovrebbero annunciarsi le prime volte che contribuiscono a una discussione, finché tutti i partecipanti non si conoscono l’un l’altro. Se l’utente ha bisogno di parlare con qualcuno non associato alla conferenza web, il microfono deve essere disattivato. Con un programma di conferenza web open source, l’amministratore dovrebbe riconoscere il codice del programma ed avere familiarità con la comunità degli utenti. Quando l’utente parla e utilizza una web cam, dovrebbe guardare nella fotocamera e non nello schermo del computer.
Nelle conferenze Web open source, non è raro che i partecipanti che non si conoscono si incontrino. Ciò significa che può confondere alcuni utenti quando qualcuno inizia a parlare, perché potrebbero non sapere chi è l’oratore. L’etichetta corretta impone che ogni utente dovrebbe annunciarsi le prime volte che parla, così tutti sanno chi sta parlando. Se la conferenza è per un incontro di lavoro, anche gli utenti devono indicare la loro posizione.
Non è raro che il telefono di qualcuno squilli o che qualcuno non associato alla conferenza tenti di parlare con l’utente durante una conferenza Web open source. Ciò può portare a conversazioni imbarazzanti e distraenti che potrebbero non avere nulla a che fare con la conferenza. Per ridurre al minimo le distrazioni, l’utente dovrebbe disattivare il microfono in questi casi o evitare tali casi disattivando la suoneria e facendo sapere alle persone in ufficio che non sarà disponibile per un po’.
Gli amministratori, e gli utenti regolari in misura minore, dovrebbero avere conoscenza del codice sorgente del programma di conferenza web open source e del suo linguaggio di programmazione. Il codice sorgente può essere esaminato e modificato in un programma open source, che consente agli utenti e agli amministratori di ottimizzare il programma di conferenza Web per velocità o potenza e aiuterà a correggere i malfunzionamenti. Anche la conoscenza della comunità di utenti delle conferenze Web può aiutare a correggere eventuali problemi.
Molti utenti hanno l’abitudine di guardare lo schermo del computer quando partecipano a una conferenza Web, soprattutto se utilizzano una webcam. Se gli utenti lo fanno mentre parlano, tuttavia, sembra che stiano guardando in un’altra direzione e non stiano prestando attenzione. Gli utenti potrebbero invece voler guardare direttamente nella web cam, perché in questo modo sembrerà che stiano guardando direttamente gli altri utenti.