La gestione dei contratti è un processo frenetico che richiede attenzione ai dettagli e la capacità di elaborare le informazioni provenienti da varie parti di un progetto per garantire che i requisiti del contratto siano soddisfatti. Alcune delle migliori strategie impiegate dai manager di contratto di successo possono essere riassunte come sistematizzare, tracciare, valutare e riconoscere (STAR). L’utilizzo di alcune delle strategie che rientrano in queste categorie semplificherà l’amministrazione e aiuterà un responsabile del contratto a evitare le insidie più ovvie.
I gestori dovrebbero sistematizzare l’amministrazione del contratto. Crea un sistema unico utilizzando un database personalizzato per la gestione dei dettagli o acquista un pacchetto software commerciale per la gestione dei contratti. Tutti i documenti pertinenti devono essere archiviati sia in formato elettronico che cartaceo. Trova un modo comodo per collegare contatti e corrispondenza al contratto appropriato. L’obiettivo è creare un processo ripetibile per l’amministrazione del contratto che possa essere utilizzato in varie circostanze e da persone diverse.
Traguardi, risultati finali e costi dovrebbero essere monitorati con specificità. Queste tre categorie sono il punto cruciale della gestione dei contratti. I traguardi dovrebbero essere annotati come eventi su un calendario con avvisi per tenerli a mente. I deliverable dovrebbero essere definiti e monitorati utilizzando un sistema di reporting che raccolga informazioni dai dipendenti che lavorano al progetto e le sintetizza in una prova scritta che il deliverable è stato rispettato. I costi dovrebbero essere monitorati e conformati al budget del progetto il più frequentemente possibile.
È importante anche fare valutazioni di persona dello stato del progetto in relazione al contratto. Stabilire stretti rapporti con il project manager e i dipendenti più importanti assegnati al contratto può renderli più inclusi per essere veritieri sullo stato dei lavori. Dovrebbero essere effettuate anche visite in loco per fornire un metodo per confermare lo stato del progetto. Una comunicazione professionale e coerente con tutte le parti interessate al progetto, in particolare la direzione superiore e i contatti con i clienti, contribuirà a garantire che tutti abbiano una chiara comprensione dello stato del progetto. Di solito è utile creare un aggiornamento del progetto o una newsletter che viene fatta circolare regolarmente.
Tutti i progetti hanno la capacità di andare fuori dai binari e la chiave è riconoscerlo prima che accada. Con un buon sistema di gestione dei contratti in atto, inizieranno a comparire bandiere rosse relative a traguardi, risultati finali e costi. Se le relazioni con il personale di linea sono solide, si diffonderanno voci sui problemi sul campo. Qualsiasi preoccupazione dovrebbe essere inserita nel flusso di comunicazione regolare e la direzione dovrebbe essere informata. Tutti i contratti prevedono una procedura per far fronte a circostanze impreviste e le richieste di modifica del contratto dovrebbero essere presentate prima che si verifichi una crisi.