Un sistema de teleconferencia generalmente consiste en una red de telecomunicaciones, que permite la transmisión de información entre personas en varios lugares. A menudo se utiliza para reuniones de negocios, seminarios y conferencias académicas. Hay muchos tipos diferentes de sistemas de teleconferencia disponibles. Al tomar su decisión, algunos de los factores que puede considerar son los objetivos exactos de su teleconferencia y el tipo de medio que desea utilizar, como video, audio o Internet.
En el pasado, una de las opciones comunes para un sistema de teleconferencia era la televisión de circuito cerrado. Esto permitió a las personas comunicarse tanto visual como audiblemente. Sin embargo, con la llegada de Internet, este tipo de teleconferencia se ha vuelto menos popular. Las aplicaciones basadas en web se utilizan más comúnmente por razones como disponibilidad, practicidad y eficiencia. La popularidad del sistema de teleconferencia puede ser una consideración importante al hacer su elección, porque la selección de un modelo ampliamente utilizado puede facilitar la configuración de una red de comunicaciones entre ubicaciones distintas y diversas.
Un sistema de teleconferencia de audio es otra opción muy utilizada. Como su nombre lo indica, esto permite un intercambio de comunicación de audio. Muchas personas prefieren las teleconferencias de audio debido a su simplicidad básica: el sistema generalmente consta de una línea telefónica, a la que están conectadas varias partes. Otro aspecto importante de la comunicación por audio es que las personas no tienen que preocuparse por cómo se ven ante la cámara.
Uno de los mejores medios para realizar una conferencia es la telefonía por Internet. También conocido como Protocolo de Internet de voz en off (VoIP), este es un sistema de teleconferencia que utiliza comunicaciones de voz a través de Internet o redes de conmutación de paquetes. En general, se elogia por sus costos asequibles. Por ejemplo, las llamadas telefónicas por Internet suelen ser más baratas que las llamadas telefónicas normales, lo que la convierte en una buena opción para las empresas que desean ahorrar dinero.
El sistema VoIP también tiene una marcada ventaja en su flexibilidad. Por ejemplo, permite escuchar varias llamadas telefónicas en una sola conexión de banda ancha. Además, todo lo que se necesita para configurar este tipo de sistema de teleconferencia es una conexión a Internet. Esto permite que las reuniones y teleconferencias se conecten prácticamente en cualquier lugar donde haya acceso a Internet.
Muchas empresas se especializan en soluciones de teleconferencia. Esta puede ser una buena idea y una «ventanilla única» que se adapte a sus necesidades. La mayoría de los proveedores de teleconferencias ofrecen una variedad de productos y servicios diferentes, y pueden proporcionar equipo y soporte para conferencias web. Estas empresas también pueden ofrecer un servicio de gestión de eventos, lo que generalmente significa que organizarán toda la teleconferencia para usted. Esto puede incluir enviar invitaciones a los participantes o asegurarse de que toda la tecnología y el equipo estén funcionando correctamente. Todo esto puede ayudar a garantizar que tenga la conferencia más exitosa posible.