Les stages sont des postes de travail formels similaires aux stages qui, comme pour les autres emplois, nécessitent une lettre de motivation. Pour rédiger une lettre de stage, les individus doivent obtenir des données sur le poste et l’entreprise, comparer les besoins de l’entreprise à ce qu’ils peuvent fournir, inclure les coordonnées, expliquer pourquoi ils écrivent et comment ils sont qualifiés, comment ils répondront aux exigences du stage, demandez une entrevue tout en invitant à la correspondance et fournissez une clôture officielle qui détaille toutes les pièces jointes. Ce n’est pas très différent de la rédaction d’une lettre de motivation générale. La lettre ne doit pas dépasser une à deux pages.
Une lettre de stage, similaire à d’autres lettres de motivation d’emploi, doit toujours être adaptée à l’organisation ou à l’agence dans laquelle la personne souhaite travailler. Ainsi, la première étape de la rédaction d’un de ces documents consiste à obtenir des informations non seulement sur le poste de stage disponible, mais également sur l’entreprise ou l’agence en général. L’examen des produits et services de l’entreprise, l’énoncé de la mission de l’entreprise et même le cours actuel des actions de l’entreprise sont tous de bons moyens de déterminer comment l’entreprise se porte et comment les tâches de stage s’intègrent dans la portée globale des objectifs de l’agence.
Ensuite, examinez en profondeur l’offre de stage, en identifiant les compétences, les connaissances ou les capacités exactes qu’un candidat retenu devrait avoir pour le poste. Cela permet à une personne de comparer ce que veut l’entreprise à ce qu’elle peut offrir. L’objectif est de démontrer à l’entreprise que le candidat est un bon candidat compte tenu de son éducation et de son expérience.
Une fois qu’une personne a déterminé les compétences, les connaissances et les capacités qu’elle possède qui correspondent aux exigences de l’entreprise, il est temps de passer à la rédaction physique de la lettre de stage. En tant que correspondance formelle, le document doit avoir des marges d’un pouce, avoir une police d’au moins 12 points et utiliser des paragraphes en blocs avec un interligne simple. Les coordonnées du candidat doivent être incluses, soit justifiées à gauche en haut de la lettre, soit justifiées à gauche sous le nom dactylographié du candidat en bas. Les coordonnées du destinataire figurent toujours en haut, sous l’adresse du candidat si elle est fournie. La lettre doit également comporter une date et des lignes d’objet, ainsi qu’une salutation d’ouverture adressée à une personne spécifique.
Le premier paragraphe d’une lettre de stage sert à expliquer le but de la lettre et comment le candidat a entendu parler du poste de stage. Ce paragraphe exprime également l’intérêt de travailler pour l’entreprise. Le deuxième paragraphe est l’endroit où le candidat peut entrer plus en détail sur son éducation, son expérience et ses compétences, en les reliant à ce que l’entreprise exige des candidats. Une partie de cette section peut être exprimée avec des puces si vous le souhaitez, mais le contenu doit toujours décrire ce que le candidat a réalisé ou peut faire et avec qui, plutôt que qui est le candidat – c’est-à-dire utiliser des verbes, pas des adjectifs et des phrases adjectives.
Une fois qu’il est clair que le candidat est qualifié et qu’il correspond bien au poste de stage, le candidat doit clarifier les détails du stage, tels que les dates de début et de fin ou les exigences du diplôme. Elle doit expliquer comment elle peut se conformer à ces détails, comme obtenir son baccalauréat le mois précédant le début de la session de stage. S’il y a des conflits potentiels, la candidate doit discuter de la façon dont elle entend résoudre ces problèmes.
Le dernier paragraphe d’une lettre de stage exprime que, compte tenu de tout ce dont la candidate a discuté, elle estime qu’elle est un bon candidat pour le stage et qu’elle aimerait avoir l’occasion de passer une entrevue pour le travail. Cette section exprime également sa gratitude au destinataire pour avoir pris le temps de lire et d’examiner la lettre, expliquant la meilleure façon de contacter le candidat. Si l’affichage du stage nécessitait un curriculum vitae ou d’autres documents pour postuler au poste, le dernier paragraphe indique que ces éléments sont également inclus dans la lettre.
Les derniers éléments d’une lettre de stage sont la phrase de clôture, telle que « Cordialement », le nom complet du candidat et une ligne de clôture indiquant le nombre ou le type de pièces jointes, le cas échéant. Suite à l’inclusion de ces éléments, le candidat doit relire la lettre pour les erreurs typographiques et grammaticales. À ce stade, la lettre est prête à être imprimée et envoyée.