Un assistant de projet aide généralement un chef de projet ou un directeur de projet dans les tâches nécessaires à l’exécution d’un travail. Dans la plupart des cas, cela comprend des fonctions de bureau et administratives. L’assistant de projet pourrait également assister aux réunions et sera probablement chargé de répondre aux questions en l’absence du chef de projet. Selon la taille du projet, l’assistant peut être dédié à un seul poste et chef de projet ou peut assister plus d’un responsable sur plus d’un projet simultanément.
Le cœur du travail d’un assistant de projet s’articule généralement autour des tâches de bureau et administratives. La plupart des projets s’appuient fortement sur des fichiers et des feuilles de calcul, y compris des calendriers, des budgets et des listes de tâches. Les tenir à jour, communiquer les mises à jour et documenter les changements sont une partie essentielle de la gestion de projet et sont des tâches qui incombent généralement à l’assistant lorsqu’il y en a un. De nombreuses entreprises ont des exigences spécifiques concernant ce qui doit être documenté et ce qui doit être conservé dans des fichiers physiques.
D’autres types de paperasse incombent souvent à l’assistant de projet. Cela peut inclure la demande et le dépôt de formulaires d’assurance et de permis, le remplissage de bons de commande et plus encore. Cela inclut également fréquemment la gestion de la correspondance, telle que la fourniture de rapports et de mises à jour réguliers au client.
L’assistant de projet assistera également souvent à des réunions et participera à des conférences téléphoniques. Cela comprend généralement à la fois des réunions d’équipe internes et des réunions avec les clients. Dans de nombreux cas, l’assistant sera chargé de prendre des notes de la réunion et d’élaborer et de distribuer un rapport de réunion par la suite. Une partie importante de ces rapports est l’identification des éléments d’action et l’attribution des responsabilités pour chacun. Il est également important d’identifier les dates d’échéance.
Alors que le chef de projet ou le directeur a traditionnellement plus de responsabilités pour prendre des décisions, gérer les relations avec les clients et s’assurer que le projet respecte le budget et l’échéancier, l’assistant doit être au courant de l’état du projet à tout moment car il peut être appelé à répondre aux questions si le gestionnaire n’est pas disponible. Les chefs de projet peuvent être en réunion, en congé de maladie ou en vacances lorsqu’un membre de l’équipe ou un client a besoin d’une information, par exemple. Il est essentiel de savoir où trouver les données.
Un assistant de projet qui n’est pas dédié à un seul projet, mais plutôt chargé de soutenir plusieurs gestionnaires ou plusieurs projets, sera chargé d’exécuter ces tâches pour chaque projet. Cela signifie que l’assistant doit être très organisé. Il doit également être capable de prioriser les tâches et savoir quoi faire lorsque les exigences de deux ou plusieurs projets sont en conflit.