Un assistant de projet aide g?n?ralement un chef de projet ou un directeur de projet dans les t?ches n?cessaires ? l’ex?cution d’un travail. Dans la plupart des cas, cela comprend des fonctions de bureau et administratives. L’assistant de projet pourrait ?galement assister aux r?unions et sera probablement charg? de r?pondre aux questions en l’absence du chef de projet. Selon la taille du projet, l’assistant peut ?tre d?di? ? un seul poste et chef de projet ou peut assister plus d’un responsable sur plus d’un projet simultan?ment.
Le c?ur du travail d’un assistant de projet s’articule g?n?ralement autour des t?ches de bureau et administratives. La plupart des projets s’appuient fortement sur des fichiers et des feuilles de calcul, y compris des calendriers, des budgets et des listes de t?ches. Les tenir ? jour, communiquer les mises ? jour et documenter les changements sont une partie essentielle de la gestion de projet et sont des t?ches qui incombent g?n?ralement ? l’assistant lorsqu’il y en a un. De nombreuses entreprises ont des exigences sp?cifiques concernant ce qui doit ?tre document? et ce qui doit ?tre conserv? dans des fichiers physiques.
D’autres types de paperasse incombent souvent ? l’assistant de projet. Cela peut inclure la demande et le d?p?t de formulaires d’assurance et de permis, le remplissage de bons de commande et plus encore. Cela inclut ?galement fr?quemment la gestion de la correspondance, telle que la fourniture de rapports et de mises ? jour r?guliers au client.
L’assistant de projet assistera ?galement souvent ? des r?unions et participera ? des conf?rences t?l?phoniques. Cela comprend g?n?ralement ? la fois des r?unions d’?quipe internes et des r?unions avec les clients. Dans de nombreux cas, l’assistant sera charg? de prendre des notes de la r?union et d’?laborer et de distribuer un rapport de r?union par la suite. Une partie importante de ces rapports est l’identification des ?l?ments d’action et l’attribution des responsabilit?s pour chacun. Il est ?galement important d’identifier les dates d’?ch?ance.
Alors que le chef de projet ou le directeur a traditionnellement plus de responsabilit?s pour prendre des d?cisions, g?rer les relations avec les clients et s’assurer que le projet respecte le budget et l’?ch?ancier, l’assistant doit ?tre au courant de l’?tat du projet ? tout moment car il peut ?tre appel? ? r?pondre aux questions si le gestionnaire n’est pas disponible. Les chefs de projet peuvent ?tre en r?union, en cong? de maladie ou en vacances lorsqu’un membre de l’?quipe ou un client a besoin d’une information, par exemple. Il est essentiel de savoir o? trouver les donn?es.
Un assistant de projet qui n’est pas d?di? ? un seul projet, mais plut?t charg? de soutenir plusieurs gestionnaires ou plusieurs projets, sera charg? d’ex?cuter ces t?ches pour chaque projet. Cela signifie que l’assistant doit ?tre tr?s organis?. Il doit ?galement ?tre capable de prioriser les t?ches et savoir quoi faire lorsque les exigences de deux ou plusieurs projets sont en conflit.