Un produttore di eventi pianifica e coordina feste, conferenze, programmi di formazione, riunioni di vendita e ritiri aziendali. Il produttore dell’evento lavora a stretto contatto con la persona o l’azienda che ospita l’evento per pianificare una funzione che soddisfa l’obiettivo del cliente e proietta l’immagine dell’azienda in una luce favorevole. Il produttore può pianificare ogni parte dell’evento, dal concetto generale al cibo e all’intrattenimento, oppure il produttore può prendere piani compilati dalla società che ospita la parte e fornire semplicemente i fornitori appropriati.
Un produttore di successo è in grado di fornire il numero di input minimo o massimo richiesto dall’azienda. Molte persone che producono un evento vogliono avere il controllo totale di tutti i dettagli, che si tratti di un matrimonio o di una riunione d’affari. In queste situazioni, il compito del produttore dell’evento è di organizzare i piani, presentare al cliente elenchi di fornitori e presentarsi il giorno dell’evento per garantire che tutto funzioni senza intoppi. Altri clienti potrebbero avere solo un vago concetto di ciò che desiderano e potrebbero anche non avere la minima idea di quale tipo di budget debbano lavorare. In questi casi, il produttore dell’evento discuterà con il cliente una varietà di opzioni, mostrerà loro le immagini e discuterà di altri eventi simili che hanno prodotto in passato e gestirà tutti i dettagli per il cliente.
Il lavoro del produttore dell’evento si trova generalmente tra questi due estremi. La maggior parte dei clienti avrà alcune parti dell’evento di cui si sente particolarmente forte e altre parti che sono meno importanti. Il compito del produttore dell’evento è quello di consentire al cliente di prendere le decisioni che desidera, garantendo nel contempo che anche le altre parti dell’evento siano pianificate ed eseguite correttamente.
Un produttore di successo deve avere eccellenti capacità comunicative, pazienza, forti capacità organizzative e la capacità di sviluppare e seguire un budget. Il produttore dovrebbe anche aspettarsi di lavorare ore, fine settimana e festivi non tradizionali. Sebbene non vi siano requisiti formali formativi per un produttore di eventi, varie società di produzione di eventi possono avere qualifiche specifiche che si aspettano dai loro dipendenti.