Normalmente, um gerente de proposta terá a responsabilidade de gerenciar todas as propostas de uma organização. Isso envolve coordenar o processo da proposta, preparar as propostas reais e apresentar propostas aos clientes em potencial. O gerente da proposta gastará um tempo considerável revisando as solicitações de proposta (RFPs), confirmando os requisitos com os clientes em potencial e iniciando o processo da proposta. Normalmente, trabalhando em um prazo, ele ou ela será responsável por delegar todas as tarefas necessárias para concluir uma proposta, enquanto supervisiona a redação, edição, ilustração e todos os outros esforços de produção associados à proposta. Além disso, ele ou ela desenvolverá um cronograma da proposta, identificará as tarefas mais urgentes e designará as prioridades da proposta de acordo com os procedimentos desenvolvidos internamente.
Depois que um gerente de propostas recebe uma solicitação de proposta, ele ou ela lê o documento inteiro, concentrando-se em entender as especificações e expectativas do cliente, bem como os prazos e o orçamento relevantes. Durante o processo de revisão, o gerente da proposta costuma fazer anotações e anotar perguntas que ele esclarecerá com o cliente antes de começar. A partir daí, ele ou ela elaborará um plano de proposta, descreverá cada estágio da proposta, bem como seus requisitos, e definirá uma programação até o prazo final da proposta. A delegação de tarefas faz parte do processo de planejamento no qual o gerente recrutará recursos organizacionais e subcontratados, além de conhecimentos para contribuir com a proposta.
A supervisão eficaz é fundamental para o trabalho de um gerente de propostas, uma vez que a proposta está em andamento. Ao orientar todos os membros da equipe da proposta, ele divulgará as informações necessárias e supervisionará a produção de todas as páginas da proposta, incluindo estética e conteúdo escrito. Conduzindo revisões periódicas do progresso, ele ou ela garantirá que a proposta esteja de acordo com a solicitação do cliente. Após a conclusão do primeiro rascunho, o gerente da proposta revisará o rascunho quanto à precisão e consistência, além de garantir que a proposta esteja alinhada com as solicitações do cliente. Posteriormente, ele ou ela retornará o documento à equipe da proposta para toda e qualquer revisão antes de encaminhar para o cliente em potencial.
Servindo como representante da organização para propostas, o gerente da proposta também fará visitas regulares ao local para interagir com os clientes, além de participar de conferências de licitantes. Após a aprovação de um cliente em relação a uma proposta enviada, ele também participará da finalização e implementação do contrato. Freqüentemente, isso incluirá a negociação de acordos finais, além de informar sua organização no início do trabalho proposto. A realização de reuniões da equipe no caso de uma proposta falhar também é essencial para o trabalho.