A função de um registrador corporativo depende do contexto em que o título é usado. Existem duas aplicações comuns do título. Um registrador corporativo é a entidade governamental que autoriza formações comerciais e regula entidades autorizadas até que sejam oficialmente dissolvidas. Os registradores corporativos também podem ser instituições financeiras contratadas por empresas para manter um registro da propriedade de suas ações e títulos em circulação para fins de manutenção de registros e para impedir que a empresa emita mais ações que foram autorizadas. Nos dois casos, o registrador corporativo funciona principalmente como arquivista de informações para acompanhar a lista de registros atual.
Em países com setores comerciais privados, como EUA, Reino Unido e Canadá, o registrador corporativo é a agência governamental que licencia as empresas para operar. É o local em que as empresas arquivam seus estatutos para o lançamento oficial da empresa e outros tipos de entidades arquivam seus documentos de formação. Essas agências são registradoras porque mantêm o registro público de entidades comerciais autorizadas dentro de uma jurisdição. Normalmente, um membro do público pode entrar em contato com o escritório do registrador para determinar o status do registro comercial de uma empresa.
Os registradores governamentais também gerenciam as obrigações anuais de arquivamento das empresas e fornecem serviços administrativos, como alterações no processamento de registros de uma empresa, fornecendo cópias de documentos e certificando o status de uma empresa. O registrador corporativo, nesse contexto, também gerencia a dissolução das empresas e detém a autoridade de uma empresa para fazer negócios na jurisdição a partir do registro, quando fecha suas portas. Nos EUA, por exemplo, cada estado tem um registrador corporativo, que geralmente é o secretário de estado. Os trabalhadores da divisão de negócios da secretaria executam uma série de tarefas administrativas que mantêm o registro público de entidades comerciais registradas.
O outro uso comum do título de registrador corporativo é a nomeação de uma instituição financeira para manter o registro dos títulos em circulação de uma corporação. Tecnicamente, uma corporação pode nomear qualquer pessoa para manter esse registro. Em muitas pequenas empresas, por exemplo, o secretário do conselho pode receber essa tarefa e título. No entanto, para as grandes empresas com milhões de ações em circulação, a única abordagem prática é ter um especialista em manter o registro de propriedade.
As instituições financeiras que funcionam como registradores corporativos controlam os nomes e endereços dos atuais proprietários de ações e títulos. Sempre que uma segurança muda de mãos, a alteração é capturada e registrada. Essas instituições trabalham lado a lado com corretores e comerciantes para reunir essas informações para registro. Embora o registro mantido pelo registrador corporativo não determine a propriedade, ele permite que a empresa envie avisos importantes aos proprietários, conforme exigido pelos reguladores. A instituição financeira também controla o número total de ações em circulação, para que a corporação não emita mais ações do que o autorizado.