Un gestionnaire de la paie s’assure de l’exactitude des paiements aux employés pour les salaires et traitements. Elle garantit que les déductions appropriées ont été effectuées sur le montant brut du paiement pour satisfaire aux réglementations locales et régionales, aux caisses de prestations et aux demandes de saisie-arrêt. La gestion et la supervision du personnel de soutien à la paie font également partie de ses responsabilités professionnelles.
Lorsque de nouveaux employés sont embauchés, un gestionnaire de la paie assiste normalement le service des ressources humaines dans leur orientation. Elle confirme généralement leur taux et la fréquence de leur rémunération et vérifie quelles déductions doivent être effectuées sur leurs chèques de paie. Lorsque les employés actuels sont promus, transférés ou licenciés, elle est chargée d’ajuster leurs taux de rémunération ou d’émettre les derniers chèques.
Si une entreprise propose des packages d’avantages à ses employés, le gestionnaire de la paie en est souvent l’administrateur. Elle est fréquemment en charge des fonds de retraite, des stock-options et du décaissement des primes et primes. Les employés l’approchent généralement pour obtenir des réponses à leurs questions concernant ces avantages. Si la direction envisage des changements dans la structure de leur salaire ou de leurs avantages sociaux, elle est souvent consultée avec le responsable des ressources humaines.
Pour garantir l’efficacité tout au long des opérations financières de l’entreprise, un responsable de la paie communique généralement avec les responsables de la comptabilité et des ressources humaines sur les procédures et les politiques relatives aux salaires, aux avantages sociaux et à la paie. Ces gestionnaires travaillent souvent ensemble pour développer et mettre en œuvre des changements qui peuvent profiter à l’ensemble de l’entreprise. Si les contrats des employés font partie de la structure de l’entreprise, ces gestionnaires peuvent les revoir régulièrement et recommander des changements.
La direction exige fréquemment qu’un gestionnaire de la paie prépare et lui soumet des rapports sur une base régulière. Ceux-ci reflètent généralement ce que l’entreprise paie pour les avantages sociaux, les impôts et les vacances accumulées. Le gestionnaire peut faire des recommandations dans ces domaines pour améliorer les opérations ou économiser de l’argent.
Un gestionnaire de paie efficace est normalement un bon communicateur. Elle interagit habituellement avec d’autres chefs d’entreprise ainsi qu’avec les employés du personnel sur une base régulière. Sa discrétion est importante car elle discute souvent de problèmes personnels tels que les salaires, les primes et les avantages sociaux. De bonnes compétences en mathématiques sont préférées. Être bien organisé aide le gestionnaire à résoudre simultanément plusieurs problèmes et à obtenir les résultats souhaités.
Pour se qualifier pour cet emploi, il faut normalement un baccalauréat en finance ou en comptabilité. Certaines entreprises préfèrent une maîtrise dans les mêmes concentrations. Si un candidat a plus de cinq ans d’expérience réussie dans l’administration ou la gestion de la paie, les exigences en matière de formation peuvent être supprimées ou réduites.