Les commis ? l’approvisionnement sont des personnes charg?es de g?rer les zones d’approvisionnement des entreprises de mani?re ? garantir que toutes les fournitures essentielles n?cessaires au fonctionnement continu de l’entreprise sont disponibles en quantit?s suffisantes. En r?gle g?n?rale, le commis aux approvisionnements travaillera en tandem avec les superviseurs de d?partement et les agents d’achat pour d?terminer la quantit? de diff?rents articles ? garder en main et pour d?velopper des crit?res de r?approvisionnement bas?s sur les mod?les d’utilisation afin de maintenir l’inventaire des fournitures dans des limites raisonnables. Pour ce faire, un commis aux fournitures g?rera les processus utilis?s pour d?caisser les articles de l’inventaire de la salle d’approvisionnement, effectuera des rapprochements d’inventaire p?riodiques pour assurer l’exactitude des enregistrements de la salle d’approvisionnement et lancera des demandes aux agents d’achat qui se verront ? leur tour attribuer un bon de commande. num?ro et plac? aupr?s des fournisseurs pour l’ex?cution des commandes.
L’une des t?ches principales d’un commis aux fournitures est de tenir des registres pr?cis du type et de la quantit? d’articles stock?s dans la salle des fournitures. Au cours des d?cennies pass?es, cela ?tait souvent g?r? avec un certain type de syst?me de classement manuel qui permettait d’afficher rapidement les r?ceptions des marchandises r?cemment re?ues tout en enregistrant ?galement les d?caissements des articles dans diff?rents d?partements. Dans le cadre du processus, les personnes autoris?es de ces d?partements rempliraient une simple demande pour certaines pi?ces ou d’autres articles, en notant le d?partement qui recevrait ces marchandises. Le commis aux fournitures utiliserait la demande pour extraire l’article et la quantit? de l’inventaire et livrer ces articles ? ce repr?sentant du d?partement. ? ce stade, le formulaire de demande serait mis ? jour avec la date et l’heure du d?caissement, sign? par le repr?sentant du minist?re, puis utilis? par le commis ? l’approvisionnement pour soustraire cette quantit? et ce type de marchandise des registres d’inventaire.
Un commis ? l’approvisionnement utiliserait ?galement des copies des connaissements et des listes de colisage pour recevoir les marchandises entrantes et les ajouter ? l’inventaire. En r?gle g?n?rale, les marchandises seraient inspect?es avant l’acceptation, puis sign?es et attribu?es ? un emplacement sp?cifique dans la salle d’approvisionnement pour le stockage. L’attribution d’emplacements sp?cifiques a facilit? la r?cup?ration des marchandises au moment et selon les besoins des diff?rents services, et a ?galement minimis? les risques d’erreurs dans le d?compte des unit?s.
Aujourd’hui, la technologie permet au commis aux fournitures d’entrer rapidement les mises ? jour de l’inventaire des fournitures via une base de donn?es informatique. La base de donn?es peut ?tre programm?e pour identifier tout article proche du nombre minimum d’unit?s ? conserver, offrant au commis la possibilit? de pr?parer et de soumettre rapidement des demandes de r?approvisionnement. L’utilisation d’une base de donn?es d’approvisionnement facilite ?galement une t?che courante commune ? de nombreux syst?mes d’approvisionnement, connue sous le nom d’inventaire tournant. Essentiellement, un inventaire tournant est un inventaire physique p?riodique de tous les articles de l’inventaire et est utilis? pour r?concilier les ?carts pouvant exister entre les enregistrements d’approvisionnement et le nombre r?el d’unit?s de chaque article trouv? dans l’inventaire. Cette t?che permet de tenir compte des diff?rences pouvant survenir en raison d’erreurs de comptage ou de pi?ces et autres ?quipements pouvant ?tre d?clar?s obsol?tes, et aide ? s’assurer que les fournitures essentielles sont toujours disponibles en cas de besoin.