Les outils BPO ne sont pas tant des éléments physiques que des services proposés par un tiers. Les entreprises peuvent sous-traiter certains processus commerciaux à un tiers, ce qui permet à cette entreprise de terminer l’activité moyennant des frais spécifiques. Premièrement, les outils BPO peuvent être verticaux ou horizontaux. Les outils verticaux prennent une activité du début à la fin ; les outils horizontaux complètent les activités corrélées de deux activités différentes. Les activités couramment externalisées peuvent être le recrutement, les ventes, les achats ou la comptabilité.
Chaque activité d’une entreprise comporte généralement de nombreuses tâches alignées dans un ordre spécifique. Les outils BPO verticaux gèrent chacune de ces tâches uniques afin de remplir complètement l’activité d’une entreprise. Par exemple, l’activité d’approvisionnement peut avoir des tâches telles que l’identification et la sélection des fournisseurs, les examens des ressources, la passation des commandes et la réception des marchandises, et le paiement. L’entreprise d’externalisation accomplit toutes ces tâches dans le cadre du processus d’externalisation verticale. D’autres activités comportent des étapes qui tombent de cette manière, bien que les tâches se rapportent spécifiquement à l’activité.
Les outils BPO horizontaux permettent à une entreprise d’externaliser de travailler sur plusieurs activités lors de l’exécution de tâches. La comptabilité est une activité courante qui relève généralement du processus BPO horizontal. Par exemple, le service commercial est souvent chargé de collecter les paiements des clients. Le service des achats demande le paiement des fournisseurs qui expédient des marchandises à l’entreprise. Lorsque l’entreprise externalisée gère ces deux tâches dans le cadre de l’activité comptable, il s’agit du BPO horizontal.
En dehors de chacun de ces types d’outils BPO, la saisie de données ou le service client est l’activité externalisée la plus courante. Les activités de saisie de données sont généralement des tâches courantes qui nécessitent le recours à des travailleurs non qualifiés. Les entreprises peuvent sous-traiter ces activités afin d’économiser du temps, du capital et des efforts sur la création de la masse salariale et l’entretien des installations permettant aux employés de travailler. Les services de centre d’appels sont une tâche similaire externalisée pour les mêmes raisons. Sans la technologie, les installations ou la capacité de traiter de gros volumes de commandes ou de demandes de clients, les outils BPO sont la voie à suivre pour gérer cette activité.
Lorsqu’une entreprise recherche des entreprises d’externalisation, les outils BPO offrent une variété d’options. Par exemple, une entreprise peut sélectionner un partenaire d’externalisation local ou international. Les sociétés d’externalisation peuvent offrir plusieurs services, tels que le service d’appel, l’exécution et les publicités par courrier. Les entreprises peuvent choisir de regrouper les services avec une seule entreprise d’externalisation ou chercher à séparer les activités. Il faut généralement un certain temps pour rechercher les outils disponibles lors de l’externalisation des activités.