La saisie de données BPO est un processus métier dans lequel une entreprise sous-traite certaines tâches de saisie de données à une autre. La saisie de données implique généralement l’extraction de faits clés à partir de documents denses, la compilation et la mise à jour de bases de données et la conversion de chiffres en statistiques exploitables, entre autres. Il est souvent plus facile pour les entreprises de confier certaines de ces tâches, sinon toutes, à des entreprises extérieures spécialisées dans la saisie de données. Cela permet à l’entreprise source d’économiser du temps et de l’argent et lui permet de se concentrer davantage sur ses compétences clés.
Le terme BPO, ou Business Process Outsourcing, englobe un large éventail d’activités différentes. Les entreprises choisissent souvent de commencer à utiliser le BPO lorsque leur liste de clients s’allonge, lorsqu’elles envisagent de se développer ou même lorsqu’elles souhaitent simplement explorer des moyens plus rentables de mener leurs activités quotidiennes. Le BPO comprend généralement bien plus qu’une simple externalisation de la saisie de données. Tout, de la dotation en personnel du centre d’appels du service client à l’analyse des données Web et à la gestion du trafic Internet, peut être effectué par une équipe BPO dédiée.
La plupart du temps, les entreprises qui effectuent la saisie de données BPO se concentrent exclusivement sur les services d’externalisation des entreprises. Ces types d’entreprises se présentent souvent comme des spécialistes de l’externalisation et traitent fréquemment les données de plusieurs clients à la fois. Ils sont généralement dotés d’un certain nombre de spécialistes qualifiés qui peuvent travailler XNUMX heures sur XNUMX pour fournir les résultats contractuels.
Dans la saisie de données BPO, le travail consiste généralement à prendre des données sous une forme et à les convertir sous une autre. La saisie de données peut être aussi simple que la conversion d’une réunion enregistrée en une transcription écrite, ou aussi complexe que la saisie de données provenant de formulaires et de rapports disparates en documents lisibles et consultables dans une base de données de site Web. Ces types de services sont nécessaires à la croissance, au changement et à la pertinence des entreprises, mais ils prennent souvent énormément de temps.
Les spécialistes utilisent un certain nombre de stratégies BPO et de techniques BPO pour assurer la bonne conversion de leurs missions d’externalisation de la saisie de données. Des scanners numériques et des outils logiciels d’identification de mots sont souvent utilisés. Une grande partie du travail est également manuelle. Travailler dans la saisie de données implique généralement beaucoup de lecture, de ressaisie et de reformatage, où la précision est essentielle.
De nombreuses entreprises passeront un contrat pour la saisie de données BPO dans le cadre d’un ensemble plus large de services. La saisie des données est souvent effectuée en conjonction avec d’autres tâches d’analyse de données en cours. Selon le service, la saisie de données BPO peut également parfois être contractée sur une base par projet.
Une entreprise comme un cabinet d’avocats qui n’a besoin que des données d’un certain dossier reconditionné peut passer un contrat avec un fournisseur de systèmes BPO pour une saisie de données BPO limitée. De même, une entreprise cherchant à numériser ses rapports annuels, ou à rendre son annuaire d’entreprise plus facilement accessible, pourrait sous-traiter ces projets individuellement, plutôt que de les confier à un salarié. L’utilisation des services de saisie de données BPO est souvent plus rentable que de payer un membre du personnel existant pour faire le même travail lui-même.
Les sociétés de saisie de données BPO ne manquent pas aujourd’hui. Ils sont situés partout dans le monde, cependant, leurs travailleurs ne sont pas toujours situés là où se trouve le siège de l’entreprise. De nombreux spécialistes de la saisie de données travaillent à distance ou dans des bureaux à l’étranger. Toute entreprise envisageant la saisie de données BPO serait sage de rechercher les fournisseurs de services, en accordant une attention particulière à leurs mesures de sécurité des données, avant d’envoyer des informations. Cela est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit d’informations sensibles sur les entreprises ou les clients.