Un bureau ou un service d’approvisionnement est g?n?ralement organis? au sein du portefeuille financier d’une grande entreprise ou organisation. Deux structures organisationnelles sont utilis?es pour l’approvisionnement : centralis?e et sp?cifique ? l’usine. Dans un bureau d’approvisionnement centralis?, toutes les demandes et activit?s d’achat sont g?r?es par un groupe administratif central. Dans une structure sp?cifique ? une usine, chaque installation physique a son propre bureau d’approvisionnement.
Au sein de l’approvisionnement centralis?, il y a g?n?ralement cinq r?les?: acheteur, responsable des achats, responsable des achats, directeur et analyste des achats. Les cinq membres d’une ?quipe d’approvisionnement fournissent des services ? chaque d?partement au sein de la structure organisationnelle. Les utilisateurs du d?partement peuvent soumettre leurs demandes d’achat par voie ?lectronique ou par t?l?phone, fax ou courrier ?lectronique. Le bureau central des achats est con?u pour g?rer les exigences du client, tout en veillant au respect de la politique d’achat.
Afin de se qualifier pour un poste en approvisionnement, tous les candidats doivent obtenir un dipl?me d’?tudes coll?giales minimum en affaires ou en achats. Le personnel professionnel de l’approvisionnement a g?n?ralement une d?signation professionnelle, telle que Certified Procurement Professional (CPP). Dans le mod?le centralis?, l’acheteur est un poste d’entr?e de gamme. Le responsable des achats et l’analyste sont tous deux des postes professionnels, le responsable des achats occupant des responsabilit?s de supervision. Le directeur des achats d?finit les orientations strat?giques et participe aux n?gociations ? forte valeur ajout?e.
Dans une structure sp?cifique ? une usine, la personne la mieux class?e dans le bureau est g?n?ralement un responsable des achats. Chaque responsable des achats peut avoir un ou deux acheteurs et plusieurs acheteurs parmi son personnel. Le nombre total d’employ?s d?pend de la taille de l’?tablissement et du volume des achats. Les directeurs des achats rel?vent g?n?ralement du directeur financier ou du contr?leur de l’usine ou de l’installation.
Quelle que soit la structure organisationnelle, la t?che principale du personnel charg? des achats est de trouver la meilleure combinaison possible de prix, de qualit? et de service. Chaque membre du bureau doit fournir des services ? son groupe de clients, comprendre les exigences et communiquer avec la communaut? des fournisseurs. Trouver les meilleurs fournisseurs et finaliser un bon de commande implique une s?rie d’?tapes con?ues pour assurer un processus ouvert et ?quitable.
L’analyse des achats est principalement une fonction centrale et peut ?tre organis?e comme une responsabilit? des services financiers. Cette personne cr?e des rapports pour suivre l’activit? des d?penses par rapport aux contrats, aux d?penses g?n?rales et assurer la conformit? aux politiques. Une formation suppl?mentaire en statistiques et en gestion de donn?es est souvent requise dans ce r?le. Ces rapports sont normalement fournis ? la haute direction, ? la fois pour suivre les d?penses r?elles et pour surveiller les performances du bureau des achats.
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