Un directeur des achats senior supervise le processus d’approvisionnement d’une entreprise. Il définit les politiques et les procédures par lesquelles le personnel peut acheter des biens et des services auprès de fournisseurs autorisés. En tant que cadre supérieur, il est responsable du bon déroulement de l’acquisition par l’entreprise des biens et services dont elle a besoin pour fonctionner, y compris la planification des processus, les appels d’offres, l’attribution et l’évaluation des contrats.
L’approvisionnement est la formalisation du processus d’achat d’une organisation. Au lieu de permettre au personnel d’effectuer des achats auprès de diverses sources à sa propre discrétion, l’entreprise crée un pool de fournisseurs autorisés auprès desquels le personnel peut effectuer des achats. Cela permet à l’entreprise de négocier les meilleurs prix, d’établir un niveau de qualité constant et d’éviter les conflits d’intérêts. En outre, l’approvisionnement rationalise les achats, car les fournisseurs autorisés sont placés dans une base de données d’entreprise et sont gérés de manière centralisée.
Le service des achats ou des achats de l’entreprise est généralement dirigé par un responsable des achats senior qui supervise une équipe d’agents ou de responsables des achats. Ce cadre supérieur est chargé d’établir les politiques et procédures d’achat de l’entreprise, qui sont généralement codifiées dans un manuel d’entreprise. Il doit se tenir au courant des meilleures pratiques dans le domaine des achats et mettre en œuvre ces normes au sein du système d’achat de l’entreprise. Le responsable principal des achats s’occupe également souvent de la formation du personnel du service des achats et de l’éducation du personnel régulier à la procédure d’achat appropriée.
Fonctionnellement, le directeur des achats senior et son équipe sont chargés de développer les sources d’approvisionnement en réponse aux besoins de l’entreprise. Il doit mettre en place un système pour identifier les besoins d’achats de l’entreprise en continu, puis rechercher des fournisseurs pouvant répondre à ces besoins. Le processus d’identification de nouvelles sources d’achat se poursuit même après la sélection d’un fournisseur. Il est également possible qu’un nouveau fournisseur puisse offrir un meilleur prix ou des marchandises de meilleure qualité, de sorte que le directeur des achats principal doit rester familier avec les options les plus récentes.
Les directeurs des achats principaux supervisent également l’ensemble du flux de travail des achats. Cela comprend la planification des achats, en mettant les détails des besoins d’achat de l’entreprise à la disposition des fournisseurs pour soumissionner et attribuer des contrats. Le cadre supérieur sera probablement personnellement impliqué dans les négociations pour solidifier les termes du contrat, en veillant à ce que l’entreprise reçoive le meilleur prix possible.
À l’arrière, les responsables des achats de niveau supérieur ont tendance à être impliqués dans l’évaluation des fournisseurs une fois que le contrat a été attribué. Le directeur principal des achats s’assure que les fournisseurs approuvés se conforment aux dispositions relatives aux coûts, au calendrier de livraison et aux normes de qualité spécifiées dans le contrat. Il surveille la satisfaction du personnel vis-à-vis des fournisseurs approuvés et développe un système de notation afin qu’il existe un mécanisme quantitatif pour évaluer les performances lorsque le contrat d’un fournisseur est renouvelé.