Le terme espace flexible est une description à la fois de la disposition d’un bâtiment commercial et de la disposition des sièges dans un bureau. Lorsqu’il est utilisé sur le plan architectural, le terme fait généralement référence à un grand immeuble commercial avec un plan d’étage ouvert qui peut être facilement ajusté pour répondre aux besoins des locataires. Pour les travailleurs, cela signifie généralement qu’un bureau n’a pas d’espaces de travail assignés.
L’espace Flex a commencé comme une réponse aux besoins changeants de l’économie. Alors que la fabrication à grande échelle commençait à perdre de sa popularité, les usines et les entrepôts sont restés vides. Ces bâtiments étaient souvent grands avec des plans d’étage très ouverts. Ces espaces industriels étaient souvent trop grands pour les besoins de la plupart des bureaux, mais pouvaient être facilement modifiés pour accueillir plusieurs espaces de bureaux.
L’architecture d’un bâtiment à espace flexible n’est généralement modifiée que de manière minimale pour permettre une utilisation commerciale. À l’occasion, les nouveaux bureaux peuvent avoir des périmètres de cloisons sèches traditionnels ; cependant, la division intérieure de l’espace de travail lui-même est presque toujours réalisée à l’aide de murs et de cloisons mobiles. Le placement le plus pratique de ces cloisons se traduit régulièrement par des rangées de bureaux à trois faces appelées cabines.
Le besoin accru d’employés commerciaux a obligé les gestionnaires à puiser dans des bassins de travailleurs non traditionnels. Ces personnes ont des besoins qui ne peuvent souvent pas être satisfaits avec un horaire de neuf à cinq. Les bureaux ont commencé à embaucher davantage de travailleurs à temps partiel. Certains ont même commencé à proposer des horaires le soir et le week-end. En plus des espaces de bureau flexibles, le monde de l’entreprise a adopté des journées de travail flexibles.
À mesure que les horaires de travail sont devenus plus variés, les entreprises ont commencé à remarquer que leurs bureaux sont plus vides. Dans la plupart des agencements de bureau traditionnels, chaque travailleur se voit attribuer son propre espace de travail. Les jours où cet employé n’est pas prévu, cet espace est inutilisé. Comme les biens commerciaux sont presque toujours achetés ou loués au pied carré, les bureaux vides peuvent gaspiller une somme d’argent importante.
En réponse, de nombreuses entreprises ont mis en place des politiques d’espace flexible pour leur personnel. Dans cet agencement, les cabines sont généralement équipées d’équipements, tels que des téléphones et des ordinateurs, que chaque travailleur utilise régulièrement pendant son quart de travail. Lorsque chaque personne arrive, elle choisit un espace de travail pour ce quart de travail uniquement. Par la suite, cette cabine devient disponible pour les membres de l’équipe suivante.
En général, les entreprises qui opèrent pendant les heures de bureau traditionnelles ne trouveront pas les sièges ouverts pratiques. Ceux qui ont plusieurs quarts de travail programmés tout au long de la journée peuvent toutefois bénéficier d’un espace flexible. En outre, les organisations qui emploient un grand nombre de personnes à temps partiel ou en télétravail pourraient également bénéficier de l’arrangement.