Un rapport d’exception est un type de rapport r?capitulatif qui identifie tous les ?v?nements qui sortent du cadre de ce qui est consid?r? comme une plage normale. Les rapports de ce type sont utilis?s dans un certain nombre de contextes, notamment le processus de rapprochement des stocks, les enqu?tes de gestion de projet et m?me les ?valuations des employ?s. L’objectif du rapport est d’identifier tous les facteurs qui ne sont pas consid?r?s comme ?tant dans des param?tres acceptables, ce qui permet de prendre des mesures qui aident ? minimiser ou ? ?liminer les exceptions et ? augmenter l’efficacit? globale.
En ce qui concerne le rapprochement d’inventaire, le rapport d’exception est souvent essentiel pour identifier les diff?rences entre un inventaire physique et l’inventaire pr?sent? dans les bases de donn?es d’inventaire. Au fil du temps, des erreurs peuvent se glisser dans ? peu pr?s n’importe quel type d’inventaire, ce qui oblige ? faire des ajustements qui refl?tent la quantit? r?elle de marchandises en stock. Cela permet non seulement d’ajuster plus facilement les commandes de nouveaux articles afin de disposer d’une quantit? ad?quate de fournitures, mais permet ?galement de maintenir l’inventaire pr?cis pour l’?valuation des taxes.
Par exemple, de nombreuses usines de fabrication maintiennent ce qu’on appelle un magasin d’entreprise qui est responsable de la distribution des pi?ces et autres composants n?cessaires au fonctionnement des machines de l’usine. Les g?rants de ce magasin effectuent g?n?ralement ce que l’on appelle un comptage de cycles, en inventoriant physiquement tout, de la plus petite vis aux composants de moteur co?teux qui sont utilis?s pour entretenir et r?parer l’?quipement de production. Lorsqu’il s’av?re que le nombre d’unit?s figurant dans la base de donn?es d’inventaire ne correspond pas ? ce d?compte physique, une entr?e est effectu?e sur un rapport d’exception. Cela permet de revenir en arri?re et de d?terminer si un envoi re?u de cette pi?ce n’a pas ?t? ajout? ? la base de donn?es, ou si certains d?caissements de l’inventaire physique n’ont pas ?t? correctement enregistr?s. Dans certains cas, le rapport d’exception peut ?galement mettre en lumi?re le vol de fournitures, ce qui incite ? renforcer les mesures de s?curit? qui aident ? minimiser les pertes pour l’entreprise.
En plus d’aider ? concilier diff?rents types d’inventaires, un rapport d’exception peut ?galement ?tre utile dans la t?che de gestion de projet. Dans ce sc?nario, le rapport met en ?vidence les t?ches en attente qui sont toujours en attente, m?me si la date d’ach?vement pr?vue pour cette t?che est d?pass?e. En notant l’exception, il est possible de remanier le planning des t?ches du projet pour compenser l’?cart et remettre le projet sur les rails.
M?me dans le domaine des ?valuations des employ?s, un rapport d’exception peut ?tre utile. Ici, l’id?e est d’identifier tous les ?v?nements li?s ? l’employ? qui sortent du cadre des attentes de base associ?es au poste. Les exceptions peuvent concerner des ?checs de performance ou des performances qui vont au-del? du poste de travail habituel. Par exemple, le d?tail du rapport d’exception peut indiquer que l’employ? a besoin d’une formation suppl?mentaire dans certains domaines, ou identifier des situations dans lesquelles l’employ? a pu assumer des t?ches suppl?mentaires alors qu’un coll?gue ?tait malade, aidant efficacement l’exploitation ? continuer avec peu de pas de changement de productivit?. Selon la nature des probl?mes document?s dans le rapport d’exception, l’employ? peut ?tre recommand? pour une formation de rattrapage ou recevoir une mention ?logieuse pour avoir fourni des services suppl?mentaires ? un employeur tout en continuant ? g?rer efficacement les t?ches qui lui sont confi?es.
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