Un rapport ad hoc est un rapport qu’une personne crée en réponse à une demande d’information spécifique, plutôt qu’à des intervalles définis ou dans le cadre d’un rapport de routine. Les superviseurs peuvent demander de tels rapports pour diverses raisons et fournissent généralement un délai pour l’achèvement, comme une demande que le rapport soit soumis avant la fin du jour ouvrable. Des outils d’aide à la création de ces rapports sont disponibles, en fonction de la nature de l’entreprise et de la demande.
L’expression latine « ad hoc » signifie « pour cela », faisant référence à l’idée que le rapport est commandé dans un but particulier et couvre un sujet spécifique. Une demande de rapport ad hoc peut impliquer des informations internes telles que les données de vente, les performances des employés, etc. Il peut également inclure des informations externes, telles que des données sur l’évolution des conditions du marché, les attentes des consommateurs et d’autres sujets. Lorsqu’une demande de rapport ad hoc est faite, elle doit inclure une discussion détaillée de ce qui est attendu sur le rapport.
Les secrétaires et autres membres du personnel administratif sont généralement chargés de ce genre de travail. Ils collectent des données à partir de bases de données d’entreprises et de recherches externes, comme l’examen de publications commerciales et de reportages. Les logiciels ont souvent des modèles que les gens peuvent utiliser pour générer rapidement des rapports. Ceux-ci peuvent être liés à des bases de données pour permettre la génération de tableaux, de graphiques et d’autres présentations visuelles de données, en s’appuyant directement sur la base de données plutôt que de forcer la personne à créer la présentation à partir de zéro.
Certaines raisons de demander un rapport ad hoc peuvent inclure des plans exploratoires pour lancer de nouveaux produits et services, une étude de marché préliminaire et la préparation de refontes des pratiques et des plans commerciaux. Dans tous les cas, les données initiales serviront de guide pour le personnel qui doit prendre des décisions sur la façon de procéder. Le rapport ad hoc peut identifier des problèmes particuliers et soulignera les activités à poursuivre ou à éviter. Par exemple, le rapport peut montrer que les normes de l’industrie sont sur le point de changer, ce qui rend imprudent d’investir dans un système conçu pour faciliter la conformité aux normes existantes, car l’entreprise aurait besoin d’une mise à niveau dans un proche avenir.
Bien qu’un rapport ad hoc soit commandé dans un court laps de temps, il doit toujours être conforme aux normes de présentation professionnelles. Cela comprend la relecture des fautes de frappe, des erreurs et de la lisibilité, la mise en forme correcte du document et le respect des normes internes définies par l’entreprise pour la publication des rapports. Avoir un modèle peut aider à cela, car il est possible d’insérer des informations dans le modèle pour s’assurer que le rapport suit une structure globale familière.