Un rapport sur la structure organisationnelle est un document qui affiche ou décrit la hiérarchie des autorisations d’une entreprise. Le rapport est souvent utile lorsqu’une entreprise doit évaluer son efficacité managériale. Le rapport sur la structure organisationnelle commence par les commentaires du conseil d’administration ou de la direction, un examen des opérations de l’organisation et le remplissage des cases pour représenter les postes au sein de l’organisation. Différents types de structures sont possibles dans une organisation, telles que hautes ou plates. Le rapport peut être un diagramme, une évaluation écrite ou les deux.
Les propriétaires et les dirigeants sont généralement responsables de la création d’un rapport sur la structure organisationnelle. Ce rapport est généralement terminé avant le début des principales opérations d’une entreprise, mais les organisations peuvent créer le rapport à tout moment. Une décision est nécessaire pour décider quel format de rapport fonctionnera le mieux. Dans de nombreux cas, un graphique représente le mieux la structure organisationnelle, avec des descriptions ou de brèves explications ajoutées au diagramme. Les propriétaires et les dirigeants peuvent demander l’avis des responsables opérationnels lorsqu’ils remplissent le tableau de certains services.
Un examen d’une organisation est nécessaire lors du démarrage du rapport sur la structure organisationnelle. S’il y a une découverte de plusieurs couches de gestion, un rapport de grande structure est nécessaire. Moins de niveaux de gestion et plus d’employés occupant des postes autonomes se traduiront par un rapport de structure organisationnelle plat. L’auteur du rapport devra dessiner des cases pour représenter chaque position dans le graphique. La taille et le style des boîtes n’ont pas nécessairement d’importance ; il ne devrait cependant y avoir qu’une seule case pour chaque position.
L’étape suivante du rapport sur la structure de l’organisation consiste à remplir les cases avec les postes dans l’organisation. Au sommet, les boîtes contiendront le conseil d’administration, les propriétaires et les dirigeants. À partir de là, le graphique doit montrer tous les gestionnaires entre la haute direction et les employés. Quelques options existent pour séparer les divisions ou les départements de l’organisation. Par exemple, le graphique peut comporter des lignes distinctes basées sur les divisions organisationnelles, les produits ou un hybride de ces deux méthodes.
Une case est nécessaire dans le rapport organisationnel pour chaque poste dans chaque division distincte de l’organigramme. Cela doit continuer jusqu’à ce que toutes les positions dans l’entreprise soient représentées sur le graphique. En plus du schéma physique de l’organisation, l’entreprise peut placer un paragraphe écrit ou autre verbiage pour décrire la nature du rapport de structure. Encore une fois, la conception et le déroulement du graphique sont soumis aux exigences de l’entreprise. Au total, le schéma et le verbiage représenteront sur papier toutes les positions physiques qui affectent les opérations de l’entreprise.