La carta mastro è il documento fisico su cui i contabili scrivono le voci del diario e altri dati contabili. Sono disponibili molti diversi tipi di carta per libri mastri, tra cui carta millimetrata a righe, a punti, a colonne e quadrata. Il tipo di carta più utilizzato è lo stile a colonne, con blocchi a colonna singola o multipla per la registrazione di voci di diario e altre informazioni. Inoltre, le colonne possono andare da sinistra a destra nella pagina o potrebbero esserci righe sul foglio che iniziano dall’alto e scendono verso il basso. Molti contabili utilizzano la carta per annotare voci e altri dati prima di inserirli nel sistema contabile dell’azienda.
I rilievi di colonna – o carta a colonne, un altro nome popolare – in genere funzionano meglio per la contabilità. Storicamente, la carta è di colore verde o tinta, portando i documenti a essere chiamati informalmente barre verdi o fogli verdi. Più colonne sono necessarie per la maggior parte del lavoro di contabilità; quei tipi con sei-otto colonne sono molto popolari. In alcuni casi, possono essere necessari diversi rilievi colonnari per diversi tipi di lavoro di contabilità. Conservare questi documenti originali è della massima importanza, quindi l’utilizzo di uno stile coerente di carta mastro può mantenere questo standard.
La compilazione della carta mastro è un’altra parte importante della selezione e dell’utilizzo del tipo corretto. Ogni foglio ha bisogno di spazio per date, descrizioni, numeri di conto e addebiti e accrediti. Gli ultimi due elementi rappresentano gli importi effettivi in dollari per la transazione che necessita di documentazione. Quando si seleziona la carta mastro, è meglio trovare uno stile con linee, colonne e sezioni di riquadri grafici, il tutto in un ordine specifico. La carta a colonne ha tutte queste caratteristiche nell’ordine necessario, che è un altro motivo della sua popolarità tra i contabili.
Un diverso tipo di pad colonnare può essere utile anche in contabilità. Questo stile è un po’ più semplicistico, con due gruppi di colonne sul foglio di carta; il lato sinistro è la colonna di debito e il lato destro è la colonna di credito. Sotto queste due ampie colonne, ce ne sono molte altre, come data, descrizione, numero di conto e importo in dollari. Ogni voce occupa solo una riga, con voci di debito a sinistra e voci di credito a destra. In un certo senso, questo documento è un po’ più economico in quanto i contabili potrebbero essere in grado di inserire più voci di diario sul foglio del libro mastro, il che consente anche di conservare meno documenti cartacei in archivio.
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