La contabilità automatizzata è un approccio per mantenere i registri contabili aggiornati con l’ausilio di software di contabilità. I software aziendali di questo tipo sono spesso configurati per consentire una facile registrazione incrociata di crediti e debiti, eliminando la necessità di inserire più registrazioni per mantenere le registrazioni contabili in conformità con i principi contabili generalmente accettati. Molti dei più diffusi sistemi di contabilità automatizzata possono essere adattati alle esigenze dell’azienda che acquista il software, consentendo la creazione di report personalizzati nonché l’utilizzo dei formati di report standard inclusi nel pacchetto software.
Il processo di contabilità automatizzata può far risparmiare molto tempo durante la registrazione di accrediti e addebiti. Invece di dover effettuare registrazioni in libri diversi, come è comune con i metodi più tradizionali, la maggior parte dei pacchetti software di contabilità è strutturata per consentire l’inserimento manuale della transazione in un campo su una pagina. Da lì, il software collega automaticamente la transazione a tutti gli altri record rilevanti all’interno del pacchetto software. Una volta inserita la transazione, i dati verranno inclusi in qualsiasi report generato che sia strutturato per coprire la data di tale inserimento.
Oltre a semplificare il processo di immissione manuale dei dati in un sistema di contabilità automatizzato, molti pacchetti software di contabilità possono essere collegati a carte di credito e conti bancari. Utilizzando l’interfaccia integrata nel software, i pagamenti possono essere rimessi ai fornitori e applicati automaticamente al conto fornitore appropriato e al numero di fattura all’interno delle registrazioni contabili. Allo stesso tempo, i clienti possono effettuare un pagamento online tramite collegamenti che il sistema include con eventuali fatture elettroniche distribuite a tali clienti. Utilizzando il collegamento per inviare il pagamento, il software riceve automaticamente il pagamento, lo registra sul conto cliente corretto e sul numero di fattura, quindi instrada il pagamento sul conto bancario specificato dall’utente finale.
Oggi, la contabilità automatizzata è considerata un componente di base della maggior parte delle strategie di pianificazione delle risorse aziendali o ERP. Le funzionalità sicure e il risparmio di tempo possono aumentare notevolmente l’efficienza del team di contabilità. Inoltre, il software di contabilità include funzionalità che consentono la generazione e la distribuzione delle fatture elettroniche ai clienti è uno strumento estremamente efficiente. L’utilizzo di tali funzionalità consente di ricevere pagamenti in un breve periodo di tempo, sia perché il cliente è in grado di approvare il pagamento e inviare un assegno in meno tempo, sia perché utilizza l’opzione per inviare un pagamento elettronico. In entrambi gli scenari, l’azienda beneficia di un aumento degli incassi sui propri crediti in un breve lasso di tempo, dando all’azienda accesso a più liquidità per gestire le operazioni quotidiane.
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