Un gestore di contatti è un software che consente a un utente di archiviare, organizzare e cercare numeri di telefono, indirizzi, date, note, elenchi e altro. Simile a un gestore di informazioni personali, un gestore di contatti è progettato per rappresentanti di vendita e altri che hanno bisogno di archiviare informazioni su clienti e potenziali clienti, pianificare riunioni e telefonate e organizzare e-mail e documenti di testo. Con le enormi quantità di dati che una persona incontra ogni giorno, un’unica posizione per l’archiviazione di tali dati è interessante. Le funzionalità di un gestore di contatti potrebbero includere anche la possibilità di memorizzare password, date e appuntamenti importanti e la capacità di condividere dati con un altro computer o assistente digitale personale. Alcuni gestori di contatti possono consentire a più utenti di accedere a un database condiviso di contatti.
Un responsabile dei contatti può anche generare report e organizzare, prevedere e tenere traccia delle attività di vendita. Alcuni offrono la possibilità di allegare una foto, il che è ottimo per coloro che non ricordano sempre nomi o documenti al record del contatto. Il backup automatico è un’importante funzione di sicurezza su un gestore di contatti. Un’altra funzionalità disponibile è la possibilità di raggruppare e classificare i contatti.
Invece di prendere appunti su pezzi di carta o tenere un taccuino, molti utenti optano per un gestore di contatti con una funzione “appunti”. Utilizzando questa funzione, puoi digitare, tagliare e incollare o ritagliare sezioni di pagine Web nel tuo gestore contatti. Il software timbrerà automaticamente l’ora e la data della tua voce per aiutarti a ordinare le tue note. Alcuni dispositivi consentono anche di scrivere note a mano con uno stilo specializzato.
Come i gestori delle informazioni personali, anche un gestore dei contatti potrebbe avere una funzione di calendario. Utilizzando un programma di gestione del calendario, è possibile tenere traccia di riunioni, festività, compleanni e così via. I promemoria audio possono avvisarti della scadenza di un compito o dell’avvicinarsi dell’ora della riunione.
La funzione di ricerca di un gestore di contatti è estremamente preziosa. Puoi cercare per data, categoria, frasi o altri metodi per trovare il materiale che stai cercando. Un gestore di contatti potrebbe anche contenere modelli per attività comuni, come messaggi telefonici, record di spese o elenchi di cose da fare.
Esistono molte versioni di gestori di contatti. Alcuni sistemi sono basati su Internet, il che significa che non è necessario caricare alcun software. Altri software di gestione dei contatti possono essere caricati sul server di un’azienda in modo che i database delle informazioni sui clienti siano accessibili a più dipendenti. Altri fanno parte di un’altra applicazione software, come Microsoft Outlook, che ha una funzione di gestione dei contatti aziendali.