Ci sono cinque vantaggi principali dei DBMS o dei sistemi di gestione del database: struttura dei dati, controllo delle autorizzazioni, velocità di elaborazione, sviluppo modulare e funzionalità di backup indipendente. Un DBMS è un software per computer che gestisce l’organizzazione e l’accesso ai dati in un database.
Un DBMS consente di archiviare grandi quantità di dati nel modo più efficiente possibile. I dati sono archiviati in elenchi di informazioni indipendenti. Ulteriori set di dati possono essere aggiunti in qualsiasi momento. Le relazioni tra i set di dati sono definite nel DBMS e possono essere modificate senza influire sui dati.
Ad esempio, un semplice database ha tre tabelle: nomi di auto, dimensioni del motore e capacità di posti a sedere. È possibile creare report o query per accedere a queste tabelle e collegarle tra loro in modo logico. Sei mesi dopo, è possibile aggiungere un’altra tabella che elenca le valutazioni di sicurezza. Queste tabelle possono essere aggiornate in modo indipendente, senza alcun impatto su eventuali report già creati. Il sistema di gestione del database può essere programmato per eseguire diverse query o report per recuperare dati specifici.
È molto comune avere diversi livelli di accesso integrati in un sistema di database e un DBMS lo rende molto facile da gestire. L’accesso può essere definito a livello di tabella dati. Se l’utente non ha accesso a una tabella specifica, non può eseguire alcuna query che utilizzi i dati di quella tabella. Il controllo a questo livello è facile da mantenere e preferibile all’impostazione dell’accesso a livello di report individuale.
La velocità di elaborazione e la reattività di un sistema informatico sono molto migliori con un DBMS rispetto a un programma per computer lineare. Le funzioni comuni, come conteggio, somma e calcolo, sono programmate a livello di DBMS. In un DBMS, i programmi per aggiornare, riportare e memorizzare le informazioni sono impostati a livello di sistema.
Ogni sezione del sistema può riutilizzare il codice di un’altra sezione o modulo. Ad esempio, i dati di inventario possono essere archiviati e gestiti in un modulo completamente separato dai dati di vendita. Tuttavia, le query possono essere scritte per combinare le informazioni di questi due moduli senza dover modificare la struttura del database. Ciò presuppone che entrambi i moduli si trovino nello stesso sistema di gestione del database.
I DBMS forniscono un’architettura separata per i dati e la logica di programmazione. Questa separazione consente al gestore di database di eseguire il backup solo dei dati su un disco rigido e della programmazione su un altro. In caso di guasto dell’hardware per entrambi i sistemi, è possibile reindirizzare il server del programma per utilizzare i dati dal backup e viceversa.