Il deposito elettronico dei tribunali è un sistema relativamente nuovo per gli avvocati per archiviare i documenti più facilmente e rapidamente rispetto all’archiviazione via fax, posta o consegna a mano. Utilizzando l’archiviazione giudiziaria elettronica, gli avvocati possono redigere documenti su computer, ma invece di stampare i documenti, i documenti vengono semplicemente caricati insieme a eventuali allegati direttamente sul sito Web designato dell’ufficio del cancelliere. Utilizzando questo metodo più veloce, vengono utilizzate meno ore fatturabili per l’archiviazione dei documenti, lasciando più tempo ad avvocati, segretarie e paralegali per lavorare sul caso.
Gli avvocati che desiderano archiviare documenti in formato elettronico devono ottenere un nome utente e una password, contribuendo a rendere sicuro il sistema. Tutti i file inviati tramite questi sistemi sono crittografati per impedire agli hacker di visualizzare le informazioni personali nei documenti. Dopo aver utilizzato l’archiviazione giudiziaria elettronica, il computer che invia i documenti riceverà un messaggio che informa che i documenti sono stati ricevuti dal sistema di archiviazione. La sicurezza è molto importante per i documenti legali a causa della natura sensibile delle informazioni contenute in molti di essi.
Tutti i documenti depositati presso i tribunali richiedono la firma dell’avvocato; con l’archiviazione giudiziaria elettronica, le informazioni di accesso fungono da firma dell’avvocato sul documento. Per questo motivo, la disponibilità del nome utente e della password dell’avvocato dovrebbe essere molto limitata per evitare abusi. Le informazioni di accesso possono essere condivise con assistenti legali e segretarie, ma l’avvocato dovrebbe monitorare molto da vicino l’account quando condivide le informazioni di accesso. Il nome utente spesso rimane valido anche se cambia il nome dell’avvocato, si trasferisce in un nuovo studio legale o cambia l’indirizzo e-mail. L’avvocato può modificare le informazioni personali, come l’indirizzo e-mail e l’indirizzo fisico, in genere tramite il sito Web o tramite la cancelleria del tribunale.
Mentre sempre più tribunali utilizzano e implementano sistemi di deposito elettronico, il deposito giudiziario elettronico non è disponibile ovunque. Il sito web del tribunale o il sito web del cancelliere in genere mostra la disponibilità di tali sistemi e le regole relative al loro utilizzo. Di solito, l’avvocato dovrà registrarsi al sito Web per iniziare a inviare documenti in formato elettronico. Si suggerisce di consultare il sito web prima di redigere qualsiasi documento per garantire che tali documenti siano formattati correttamente secondo le regole di archiviazione del tribunale. L’archiviazione elettronica del tribunale offre l’opportunità di archiviare in qualsiasi momento, giorno e notte e in qualsiasi giorno della settimana, a differenza dell’archiviazione cartacea che richiede che l’ufficio del cancelliere sia aperto e accetti i documenti.