Un’azione d’ufficio è un manoscritto scritto creato dall’Ufficio brevetti e marchi degli Stati Uniti (USPTO) che informa un richiedente dello stato della sua domanda di brevetto. Di solito, l’Ufficio Brevetti assegna un Esaminatore Brevetti per ogni domanda, che poi scrive lui stesso il documento. Il richiedente, quindi, è tenuto a rispondere al documento una volta ricevuto.
Se una domanda di brevetto viene respinta o approvata, un’azione d’ufficio è obbligatoria. In entrambi i casi, il documento riporterà i motivi del rifiuto o dell’approvazione dopo un approfondito esame del brevetto. Prenderà inoltre atto della tecnica anteriore, che fa riferimento a tutte le informazioni rilevanti sui brevetti relative alle rivendicazioni di originalità. In caso di domande respinte, i motivi comuni possono includere la non originalità o una somiglianza con un brevetto esistente. Anche le descrizioni dei brevetti troppo ampie o troppo ristrette possono essere causa di rigetto. In rare circostanze, un esaminatore di brevetti può anche valutare la domanda di brevetto come volgare o sessualmente immorale.
In un’azione d’ufficio può essere inclusa anche una sezione chiamata “informazioni”. Questa parte si riferisce specificamente alle informazioni fornite dal richiedente, non all’invenzione stessa. Le informalità riguardano situazioni come la mancanza di informazioni sufficienti, l’esclusione accidentale dei nomi dei partner, se applicabile, o esempi insoddisfacenti degli usi dell’oggetto.
In genere, un’azione d’ufficio può essere suddivisa in tre parti. La prima parte è la copertina, in cui sono annotate informazioni importanti come il numero della domanda, il nome del richiedente e il nome dell’esaminatore. Il foglio di copertina specifica anche in quale “unità artistica” l’invenzione può essere classificata, ad esempio in Ingegneria meccanica, Produzione e Prodotti. La pagina include anche date importanti come la notifica e il periodo di tempo per la risposta, che dirà al richiedente quanto tempo ha a disposizione per rispondere all’azione dell’ufficio.
La seconda parte dell’azione dell’ufficio è la sintesi, che delinea lo stato della domanda, la disposizione dei reclami e la valutazione dei documenti della domanda. La terza parte è costituita dalle comunicazioni allegate, che riportano in dettaglio l’esame del brevetto e la motivazione dello stato della domanda. Le sezioni nelle comunicazioni possono includere le correzioni dell’esaminatore per le parole errate o omesse e le sue ragioni per respingere la rivendicazione dell’invenzione. Al di sotto dei rigetti della domanda, l’azione dell’ufficio può inoltre annotare diverse sezioni della legge sui brevetti come base per il rigetto.
Il richiedente è tenuto a rispondere all’azione dell’ufficio entro sei mesi. Se il richiedente risponde entro i primi tre mesi, non è tenuto a pagare alcuna tassa di proroga. Se il richiedente non risponde entro sei mesi, molto probabilmente la sua domanda di brevetto può essere abbandonata.