Incorporare per riferimento è una pratica in cui un documento include una menzione di un secondo documento, con un linguaggio che indica che il secondo documento dovrebbe essere considerato parte del primo. Il secondo documento viene solitamente allegato al primo per la revisione, ma invece di essere trattato come un’aggiunta al documento originale, viene letto come se fosse completamente integrato nel documento originale. Le persone devono usare questa pratica con cura, poiché potrebbero esserci casi in cui non è considerata legalmente valida.
Questa pratica risale a un’epoca in cui i documenti legali venivano prodotti faticosamente a mano o con la macchina da scrivere. Riprodurre il testo per includerlo in un altro documento era un processo meticoloso e le persone avrebbero invece incorporato per riferimento, citando l’altro documento e allegando una copia. Per essere considerato valido, il documento allegato deve essere chiaramente discusso e descritto nell’originale, rendendo evidente che esso è effettivamente destinato ad essere incorporato.
La decisione di incorporare per riferimento può far risparmiare spazio e tempo nel processo di redazione di un documento legale. Queste possono essere preoccupazioni importanti con alcuni tipi di documenti, dove citare riferimenti in linea con il testo potrebbe essere un processo laborioso. Finché i riferimenti sono chiari e i documenti sono allegati in modo appropriato, la pratica è generalmente valida ed è considerata accettabile. Non tutti gli avvocati hanno familiarità con gli standard per i documenti legali e se ci sono domande sulla possibilità di un’incorporazione per riferimento, è consigliabile consultare un esperto legale per ottenere consigli.
I testamenti sono l’area in cui un’incorporazione per riferimento può diventare particolarmente problematica. C’è la preoccupazione che le persone possano allegare documenti falsificati a un testamento, aspettandosi che le clausole in quei documenti siano eseguite insieme all’originale. Se i documenti vengono allegati dopo la pagina firmata dai testimoni, sarebbe possibile che qualcuno li aggiunga dopo che il testamento è stato testimoniato nella speranza di farli passare per validi.
In un testamento, se si vuole incorporare per rinvio, il testamento stesso deve chiarire che i documenti allegati sono destinati ad essere letti come parte del testamento e le descrizioni non possono essere vaghe, non essendoci spazio per le sostituzioni. Nel caso di un olografo, testamento manoscritto e non testimoniato, se il documento è utilizzato come allegato a un testamento, deve essere l’originale, non una copia.