Un numero di scheda è un codice identificativo univoco utilizzato per un caso legale. Quando il caso entra nel sistema legale, il cancelliere del tribunale in cui è archiviato assegna un numero di registro e il numero seguirà il caso mentre si muove attraverso i tribunali. Ogni sistema giudiziario ha il proprio metodo per generare i numeri di registro e le cause di diversi tribunali possono avere numeri di lunghezza diversa, con inclusioni diverse, compresi i codici alfanumerici. Le persone che hanno familiarità con il sistema giudiziario possono essere in grado di identificare il tribunale in cui è stata archiviata una causa semplicemente guardando il suo numero di registro.
La maggior parte dei tribunali utilizza un sistema di codifica per generare i numeri dei fascicoli, incorporando le informazioni sul caso nel numero stesso. Utilizzando numeri e lettere, il tribunale può indicare quando è stato depositato il caso, annotare la posizione del tribunale in cui è stato depositato e fornire alcune informazioni sulla natura del caso. Il caso può anche includere codici come “crim”. o “civ.” per indicare se si tratta di un procedimento penale o civile. Insieme ai vari identificatori utilizzati per fornire informazioni sul caso, viene assegnato un numero univoco per differenziarlo da altri casi di tipo simile archiviati contemporaneamente.
Tutti i documenti del caso sono timbrati con il numero di registrazione. Gli avvocati coinvolti nel caso devono conoscere il numero in modo da poter cercare i materiali relativi al caso. Una volta compilato il registro del tribunale, si farà riferimento a questo numero nell’elenco e anche i rapporti sul caso inseriti nel registro del tribunale prenderanno nota del numero di registro. Anche le persone che desiderano citare il caso in futuro utilizzeranno in genere questo numero per evitare confusione con casi con nomi simili.
I database legali online forniti per gli avvocati di solito hanno un’opzione di riferimento tramite numero di registro, che consente alle persone di inserire un numero e recuperare tutti i materiali relativi al caso. Allo stesso modo, i documenti d’archivio presso i tribunali e altre strutture legali utilizzano questi numeri come identificatori per trovare i casi. Se qualcuno non conosce il numero di registro, un impiegato del tribunale o un archivista può essere in grado di aiutare a trovarlo allo scopo di estrarre i registri del caso.
I casi possono anche essere indicati dalle parti coinvolte, come in “Smith v Jones”, e ad alcuni casi vengono dati soprannomi che potrebbero essere familiari ai membri del pubblico, come lo Scopes Monkey Trial negli Stati Uniti.