La frase “ricevuta di ritorno richiesta” significa che il mittente di una comunicazione vuole una conferma dell’arrivo all’indirizzo del destinatario. Ciò dimostra che la comunicazione è arrivata, il che può essere importante se in seguito sorge una controversia o se il mittente ha dubbi sul contenuto. Gli uffici postali dispongono di moduli che i mittenti possono utilizzare per richiedere una ricevuta di ritorno e molti programmi di posta elettronica offrono anche questa funzionalità. Nel caso della posta, di solito è necessario un supplemento per coprire i costi amministrativi di gestione della ricevuta di ritorno.
Le lettere possono essere spedite con una semplice ricevuta di ritorno o inviate per posta raccomandata, che costa leggermente di più e include una conferma per informare il mittente dell’arrivo. L’invio della ricevuta di ritorno della posta richiesta è consigliabile quando è sensibile al fattore tempo o contiene importanti informazioni legali. Una lettera di richiesta inviata a un debitore, ad esempio, dovrebbe avere una ricevuta di ritorno in modo che il creditore sappia che è arrivata. Allo stesso modo, le lettere legali con una scadenza necessitano di una ricevuta di ritorno richiesta per eliminare la confusione su quando l’avvocato le ha ricevute. Le domande possono essere inviate anche tramite questo metodo in modo che i candidati sappiano che sono arrivate intatte ed entro la scadenza.
Per la posta, ci sono diversi modi in cui un mittente può ottenere una ricevuta di ritorno. Un’opzione è una semplice cartolina. Quando il postino consegna la posta, il destinatario firma la cartolina e il postino la stacca e la restituisce al mittente. Un’altra opzione è il monitoraggio elettronico, in cui il mittente può cercare un codice online per vedere se e quando è arrivato un pacco. Gli impiegati dell’ufficio postale non scannerizzeranno la lettera per indicare la consegna senza consegnarla personalmente al destinatario.
Nei programmi di posta elettronica, l’opzione di richiesta di ricevuta di ritorno forza la visualizzazione di una richiesta sul computer del destinatario quando apre l’e-mail. Deve fare clic sul prompt per indicare che è arrivato prima di poter visualizzare l’e-mail. Ciò garantisce al mittente che l’e-mail non è finita nello spam e annoterà anche l’indirizzo del destinatario in modo che il mittente possa confermare che l’e-mail è andata alla persona giusta. Questa opzione può essere apprezzata dalle comunicazioni aziendali, dove è importante sapere che i messaggi arrivano nel posto giusto al momento giusto.
I corrieri possono anche ritirare la ricevuta di ritorno dei materiali richiesta. Il singolo corriere può avere un modulo specifico da utilizzare, oppure il mittente può compilare una generica ricevuta di ritorno. In questa situazione, il corriere prende il pacco per la consegna e fa firmare il destinatario. La ricevuta ritorna al mittente con le informazioni sulla data, il luogo e l’ora di consegna.