El software de imágenes de documentos es una aplicación que se utiliza en la gestión de documentos para convertir documentos en papel a formato digital. Los escáneres se utilizan para ingresar información del documento, y luego el software de imágenes de documentos generalmente nombra y guarda los documentos, usa el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para que se puedan buscar y editar, y los archiva. El software de imágenes de documentos se puede integrar con periféricos multifunción (MFP) para que el software pueda manejar documentos mientras se escanean.
A menudo, el software de creación de imágenes de documentos incluye funciones integradas para optimizar y controlar la edición de documentos almacenados. Algunas aplicaciones incluyen la capacidad de desproteger un documento para garantizar que solo un usuario pueda editar un documento a la vez. El software también puede facilitar los procesos de aprobación para que los cambios no se apliquen a los documentos hasta que los administradores especificados los aprueben.
El software generalmente viene con su propia interfaz gráfica de usuario para almacenar y localizar archivos. Las interfaces pueden incluir capacidades de arrastrar y soltar y, a veces, incorporar motores de búsqueda similares a los que se utilizan para buscar en Internet para que los usuarios puedan localizar archivos rápida y fácilmente. Los documentos almacenados en el software se pueden imprimir, enviar por correo electrónico y por fax digital. Algunos programas permiten a los usuarios realizar anotaciones en documentos mediante funciones de comentarios integradas.
El software de imágenes de documentos a menudo incluye la capacidad de integrar documentos con otros programas. Los documentos se pueden guardar en formato de documento portátil (PDF) y formatos compatibles con Microsoft® Office, y las imágenes se pueden exportar en formatos como jpeg y tiff. Los datos también se pueden copiar y pegar en documentos de procesamiento de texto y hojas de cálculo.
Muchas empresas utilizan software de creación de imágenes de documentos por sus funciones de seguridad. A los usuarios se les puede permitir o denegar el acceso a ciertos archivos según el nivel de privilegios del usuario, y los archivos se pueden bloquear para su edición o las ediciones pueden requerir aprobación antes de aplicarse a los documentos. Además de brindar seguridad al controlar el acceso y el cambio de documentos, el software de imágenes de documentos brinda seguridad empresarial porque los archivos digitales, a diferencia de los documentos en papel, se pueden respaldar fácil y regularmente. Esto permite a las empresas proteger los documentos en caso de eventos catastróficos como incendios o inundaciones.
El software de imágenes digitales también tiene otros beneficios. Además de brindar mayor seguridad, los archivos digitales ahorran espacio de almacenamiento. Los archivos de computadora son más accesibles y fáciles de compartir que los documentos en papel, especialmente para grupos de trabajo grandes y dispersos. El software que incluye capacidades de archivo automático también puede ahorrar costos administrativos. Dado que la mayoría de los documentos se utilizan en última instancia de forma electrónica, archivarlos y almacenarlos en formato electrónico proporciona continuidad, consolida los flujos de trabajo y ahorra tiempo.