Una lettera di dimissioni è un documento formale che indica che un dipendente ha intenzione di lasciare un’azienda. Scrivere una lettera di dimissioni è previsto nella maggior parte dei lavori ed è anche un segno di rispetto. Anche se qualcuno si dimette verbalmente in una conversazione con un supervisore, è comunque consigliabile inviare una lettera di dimissioni. Anche scrivere la lettera non deve essere un lavoro ingrato, perché per loro stessa natura, le lettere di dimissioni sono brevi e puntuali.
La cosa chiave da tenere presente quando si redige una lettera di dimissioni è che la lettera dovrebbe rimanere positiva. Questo perché la lettera rimane in archivio presso l’azienda e può essere vista da un numero di persone diverse che ricorderanno il tono della lettera quando gli viene chiesto un riferimento su un ex dipendente. Inoltre, rimanere positivi in una lettera di dimissioni può aiutare un lavoro a finire su una nota positiva, piuttosto che acida.
Come minimo, una lettera di dimissioni dovrebbe indicare la posizione da cui la persona si dimette e la data in cui le dimissioni diventeranno effettive. I dipendenti devono consultare i manuali dei dipendenti per determinare la quantità di preavviso che devono dare, con due settimane tipiche. Nel caso di una persona in una posizione di rilievo che sta pianificando un’uscita, è comune parlare della data effettiva delle dimissioni con manager e colleghi, nel qual caso la data nella lettera non sarà una sorpresa.
Mentre una lettera di dimissioni può fermarsi qui, la maggior parte delle persone include anche una breve nota che esprime apprezzamento per il tempo trascorso in azienda e si rammarica di dover partire. Anche nei casi in cui le persone vivono in condizioni aspre, dovrebbero essere in grado di trovare qualcosa di positivo da dire, anche se è una bugia bianca. Dire “Mi è piaciuto lavorare con tutti presso la società Y” o “La società X mi ha permesso di essere coinvolto in molti progetti interessanti e soddisfacenti” esprime apprezzamento, che sarà ricordato dai supervisori.
I dipendenti non sono obbligati a motivare le proprie dimissioni, sebbene alcuni possano scegliere di rivelare ragioni come il trasferimento o il cambiamento di carriera. I dipendenti devono fare attenzione a come esprimono queste informazioni per assicurarsi che non lancino aspersioni sui lavori e sulle aziende che stanno lasciando. Ad esempio, dire “Mi sto trasferendo in Germania per un lavoro migliore” è un no-no, ma “Mi sto trasferendo in Germania per perseguire nuove opportunità di avanzamento professionale” dice essenzialmente la stessa cosa, in un modo molto più educato e accettabile .
Nonostante le prove altamente pubblicizzate e spesso diffuse al contrario, i dipendenti non devono elencare i reclami con una società in una lettera di dimissioni. Tali rimostranze avrebbero dovuto essere sollevate con le autorità di vigilanza e altri membri della società prima delle dimissioni e non dovrebbero essere citate o discusse in una lettera di dimissioni, in quanto possono sminuire il tono educato e positivo generale che dovrebbe caratterizzare un dimissioni formali.