Le spese amministrative sono spese associate alla gestione e alle funzioni generali di un’organizzazione e non direttamente correlate a un reparto specifico. Talvolta considerati parte delle spese generali di affari, questi costi possono essere per esigenze di base come spazi di affitto per l’azienda, servizi pubblici o forniture per ufficio. I costi amministrativi possono anche includere gli stipendi delle persone che non sono coinvolte nelle vendite, nella produzione o in altri dipartimenti all’interno dell’azienda, come dirigenti, segretari e receptionist.
Non legato a un dipartimento
A volte indicato come spese generali o spese operative, le spese amministrative comportano qualsiasi costo che offra un ampio vantaggio all’organizzazione. In quanto tali, i loro benefici attraversano le linee dipartimentali e rendono possibile lo svolgimento di molte funzioni. Per la maggior parte, qualsiasi spesa limitata a una particolare divisione o dipartimento della società e che offra poco o nessun vantaggio diretto ad altre aree dell’organizzazione, non è considerata una spesa amministrativa. Alcune spese che sembrano legate a un dipartimento, come la contabilità o la legge, possono essere considerate amministrative perché avvantaggiano l’intera organizzazione.
Utilità
Uno dei tipi più comuni di spese amministrative in molte organizzazioni è il costo delle utenze. Le spese di riscaldamento, raffreddamento, elettricità e acqua sono tutte tradizionalmente identificate come spese amministrative. Potrebbero essere inclusi anche i costi per l’accesso a Internet, nonché i servizi di telefonia fissa e mobile. In alcune organizzazioni, tuttavia, i servizi di telefonia mobile sono classificati come spese per i dipartimenti dei dipendenti che utilizzano tali servizi.
Affitto
Un altro esempio di spese amministrative è il costo del leasing o dell’affitto dello spazio per l’organizzazione. Ciò può includere l’affitto di spazi per negozi al dettaglio, l’affitto di una suite di uffici in un edificio o l’affitto di impianti di produzione, come alcuni esempi. L’intera organizzazione beneficia dello spazio necessario per operare, quindi non è possibile associare queste spese a un reparto specifico.
Stipendi
Gli stipendi possono anche essere considerati spese amministrative. Ciò è particolarmente vero per dirigenti e dirigenti le cui responsabilità coinvolgono molte aree dell’organizzazione piuttosto che un singolo dipartimento. Più di un’area beneficia degli sforzi del gestore, pertanto la spesa è considerata di natura generale.
Costi esclusi
Le normative utilizzate per definire le spese amministrative variano da un luogo all’altro, ma esistono alcuni tipi di costi che non vengono quasi mai definiti amministrativi. Questi includono tutti i costi che possono essere direttamente collegati alle attività di vendita e marketing o alla ricerca sullo sviluppo di nuovi prodotti o servizi. Anche i costi di produzione, sia per le attrezzature che per le materie prime, non sono considerati spese amministrative.
Organizzazioni di carità
Per le organizzazioni di beneficenza e altre organizzazioni a scopo di lucro, i costi amministrativi sono spesso definiti in modo diverso dal modo in cui le aziende a scopo di lucro li definiscono. In molti casi, tutti i soldi che vengono portati nell’organizzazione di beneficenza e spesi dall’organizzazione anziché essere trasformati in sforzi di beneficenza o donazioni vengono conteggiati come costi amministrativi. Pertanto, tutti i costi di gestione dell’organizzazione, come salari, marketing, affitto e servizi pubblici, sarebbero chiamati spese amministrative.