Conosciuto anche come DEMAT, la dematerializzazione è un processo che si allontana dall’uso della documentazione fisica al fine di mantenere registri finanziari. Invece, la dematerializzazione si avvale di strumenti elettronici di archiviazione per tenere traccia di tutti i tipi di transazioni finanziarie. La gamma di documenti che possono essere gestiti in modo efficace con le applicazioni software comprende praticamente tutto, dai registri contabili di base ai certificati azionari.
Uno dei principali vantaggi di questo approccio alla contabilità elettronica è che non esiste più la necessità di archiviare fisicamente copie di bilanci e altri documenti contabili. Grazie alla tecnologia di scansione, è persino possibile effettuare copie elettroniche dei documenti di supporto che forniscono riferimenti per gli elementi pubblicitari nei registri contabili elettronici. Tutto può essere ospitato facilmente su un disco rigido o un server. Per evitare perdite o corruzioni, i file di backup possono essere facilmente creati e archiviati fuori sede.
Insieme alle registrazioni contabili di base, la dematerializzazione consente anche di eliminare la necessità di certificati fisici di scorta. Le copie elettroniche delle scorte possono essere archiviate per un facile recupero. Nel caso in cui l’azionista abbia bisogno di copie delle scorte rapidamente, è possibile accedervi e trasmetterle con metodi elettronici, come e-mail o trasmissione FTP protetta.
La dematerializzazione consente inoltre alle persone autorizzate di lavorare con gli stessi documenti contemporaneamente. Con i metodi fisici di contabilità, è spesso difficile per due persone lavorare sui libri contemporaneamente. Quando il processo di contabilità è totalmente elettronico, diverse persone possono svolgere diverse funzioni contemporaneamente. È possibile per un team creare nuove fatture, registrare pagamenti ricevuti per fatture passate e preparare contemporaneamente una vasta gamma di report.
Non vi è dubbio che il processo di dematerializzazione può essere di beneficio agli utenti in diversi modi. La tenuta dei registri richiede molto meno spazio, è possibile accedervi facilmente da postazioni remote e consente a più utenti di accedere ai libri contabili contemporaneamente. Attualmente, ci sono pacchetti software di contabilità e documentazione finanziaria gratuiti ea pagamento che possono aiutare qualsiasi azienda o organizzazione a raggiungere facilmente uno stato completo di dematerializzazione. Nel caso del software di contabilità, ci sono anche prodotti online che consentono a un individuo o una società di creare una serie di libri virtuali. Caricati in modo sicuro sui server per il prodotto, le persone autorizzate possono accedere e lavorare con i record da qualsiasi posizione con una connessione Internet attiva.