Il tracciamento dei cespiti ? un processo utilizzato da aziende e organizzazioni per tenere sotto controllo tutti i beni a lungo termine o fissi. Le aziende utilizzano il monitoraggio delle immobilizzazioni nell’ambito del loro processo contabile e per la prevenzione dei furti, l’ammortamento e il controllo dell’inventario. Cercare di tenere traccia al meglio delle immobilizzazioni significa identificare quelle risorse, determinare quale sistema utilizzare per rintracciarle e mantenere sempre aggiornate le informazioni sulle risorse nel sistema di localizzazione. Assicurare che tutti i dipendenti all’interno di un’azienda abbiano familiarit? con il sistema pu? anche garantire che le informazioni sulle immobilizzazioni rimangano aggiornate.
Identificare tutto ci? che richiede il monitoraggio delle immobilizzazioni pu? essere la prima sfida. Forse il modo pi? semplice per farlo ? iniziare a tracciare tutte le risorse man mano che entrano in azienda, a partire dal primo giorno di attivit?, se non prima. Si consiglia di aggiungere le informazioni di un nuovo cespite a un sistema di tracciamento prima che il cespite lasci le mani dell’acquirente. Ci? garantisce che un’attivit? non scompaia prima ancora che la sua presenza sia stata riconosciuta.
Il tracciamento dei cespiti comporta anche la scelta di un sistema da utilizzare per il tracciamento, che si tratti di un semplice programma software per computer, di un sistema di codici a barre o di un sistema di tag di identificazione a radiofrequenza (RFID). Tali sistemi possono semplificare il tracciamento impostando un piano di ammortamento e producendo report e informazioni necessarie ai processi contabili. Il miglior sistema di tracciamento per una determinata azienda sar? quello progettato per gestire la quantit? di immobilizzazioni da tracciare, sia essa una grande quantit? o una piccola.
Una chiave per il monitoraggio efficace delle immobilizzazioni ? mantenere aggiornate le informazioni sulle attivit?. Ad esempio, se un camion ? elencato come un bene aziendale ma viene sommato in un incidente d’auto, non ? pi? un bene. Dovrebbe essere rimosso dal sistema di localizzazione. In caso contrario, il veicolo potrebbe continuare ad essere conteggiato come un’attivit? imponibile. Se la societ? ? sufficientemente grande e le comunicazioni si interrompono, la mancanza di informazioni di tracciamento aggiornate potrebbe causare altri problemi se, ad esempio, un dipendente ritiene di essere in grado di utilizzare il veicolo aziendale per un viaggio di lavoro, ignaro del fatto che non ? pi? disponibile.
Un modo semplice per essere sicuri che il tracciamento delle immobilizzazioni sia il massimo ? quello di coinvolgere i dipendenti dell’azienda. Se un dipendente utilizzer? un bene aziendale, assicurati che non possa prenderlo senza averlo verificato ufficialmente a suo nome. Stabilire le conseguenze per la mancata verifica ufficiale dell’asset una volta terminato, e sottolineare l’importanza di evidenziare eventuali problemi con l’asset non appena vengono notati. Altrimenti, il sistema di localizzazione potrebbe riflettere in modo impreciso chi aveva l’auto per l’ultima volta e dove si trovava, e ci? vanifica uno scopo significativo degli sforzi di localizzazione delle immobilizzazioni.