La gestione delle immobilizzazioni è un processo contabile che cerca di tenere traccia dello stato delle attività della società, inclusi l’ubicazione, la condizione e altre caratteristiche distintive di ciascuna attività. L’idea alla base di questo processo è quella di assicurarsi che i registri finanziari dell’azienda siano costantemente aggiornati per riflettere lo stato effettivo di tutte le immobilizzazioni in termini di valore corrente. Ci sono diversi passaggi coinvolti nella gestione responsabile delle immobilizzazioni, incluso l’uso della tecnologia per identificare simili attività da altri, tenere traccia dei movimenti di tali attività da una posizione all’altra e calcolare eventuali ammortamenti associati a ciascuna attività durante periodi fiscali successivi.
Un elemento chiave della gestione delle immobilizzazioni è sempre sapere quante unità di una determinata attività materiale sono proprietarie dell’azienda. Ad esempio, un’azienda manifatturiera monitorerebbe il numero di carrelli elevatori posseduti e gestiti come parte del normale corso della produttività aziendale. Piuttosto che semplicemente mantenere un conteggio di testa di quei carrelli elevatori, ad ogni risorsa verrebbe assegnato un numero di tracciamento o seriale. Il numero verrebbe utilizzato per identificare l’attività nei registri contabili e anche per tracciare l’area o il reparto a cui ciascun ascensore è attualmente assegnato come parte del processo di localizzazione delle risorse. Ciò consente all’azienda di mantenere un inventario attivo e di riassegnare rapidamente le risorse ad altre aree quando e quando necessario, senza perdere traccia di ciò che viene utilizzato dove nelle operazioni aziendali complessive.
Il monitoraggio del movimento delle attività è la chiave per il successo di qualsiasi strategia di gestione delle immobilizzazioni. A seconda della natura dell’azienda, questo può essere un processo molto semplice che richiede ai dipendenti di utilizzare un registro di accesso poiché le attrezzature e le altre risorse aziendali vengono spostate da un reparto all’altro. In altre impostazioni, l’uso di scanner elettronici consente di segnalare i movimenti a una struttura di tracciamento centrale, con il software di gestione delle risorse utilizzato per ricevere dati dagli scanner e aggiornare automaticamente la posizione di ogni risorsa acquisita. L’uso della tecnologia moderna è particolarmente utile quando a volte i beni materiali vengono trasferiti tra le strutture, poiché gli scanner consentono di timbrare l’ora e la data di ogni movimento, fornendo dati essenziali per la gestione dell’inventario e la valutazione delle imposte per ciascuna struttura.
La gestione del capitale fisso non si limita a tenere traccia di quali beni sono posseduti e dove si trovano. Il processo prevede anche la valutazione dell’ammortamento sostenuto su ciascuna attività durante un periodo fiscale specifico. Ancora una volta, il software oggi semplifica la gestione del processo, poiché la modifica del valore viene identificata e registrata utilizzando il programma software. In questo modo è possibile determinare rapidamente l’importo delle imposte dovute sull’attività per un determinato periodo. Di conseguenza, la società è in grado di conoscere sempre il valore corrente delle attività, oltre a utilizzare i dati storici per documentare le richieste di ammortamento presentate in periodi d’imposta precedenti.