Un numero di acquisizione è un codice identificativo univoco che fornisce informazioni su quando un oggetto è stato aggiunto a una collezione come un museo, una biblioteca o una risorsa simile. Le organizzazioni in genere hanno il proprio codice per i numeri di acquisizione e quando un oggetto cambia di mano, gli verrà assegnato un nuovo numero. Questo fa parte della gestione delle collezioni, l’arte e la scienza di mantenere registrazioni accurate, dettagliate e utili sugli oggetti nell’inventario a beneficio di ricercatori, proprietari e altre parti interessate.
Il numero di cifre in un numero di acquisizione può variare e il numero può essere suddiviso in più segmenti, ognuno dei quali offre informazioni codificate oltre il momento in cui l’articolo è entrato in una raccolta. Ad esempio, una libreria potrebbe utilizzare codici che iniziano con un anno, includere un codice a due cifre che specifica il tipo di articolo, quindi aggiungere tre o più cifre per indicare il singolo numero di acquisizione. Un numero come 200912304, ad esempio, potrebbe indicare che l’articolo è stato acquisito nel 2009, è un giornale accademico ed è stato il 304 ° giornale da aggiungere alla collezione in quell’anno.
Alcune raccolte usano invece il termine “numero di accesso”. In entrambi i casi, questo codice identificativo è uno dei primi elementi associati agli oggetti quando entrano in possesso dell’organizzazione. Un tecnico che elabora l’articolo all’arrivo genererà un numero di acquisizione, lo aggiungerà al record dell’articolo e, se possibile, lo etichetterà. Ciò potrebbe comportare il posizionamento di un adesivo o un trasmettitore sull’elemento o la creazione di una scheda curatoriale da utilizzare se l’oggetto non può essere gestito direttamente.
È possibile cercare gli articoli in base al numero di acquisizione e ad altri parametri, se questo è interessante. Questi numeri possono fornire preziose informazioni agli osservatori che conoscono il codice ad essi associato. Consentono inoltre alle organizzazioni di ordinare rapidamente i database per organizzare l’inventario in modo significativo. Un biostatista, ad esempio, potrebbe ordinare i campi per evidenziare tutte le proteine aggiunte a un database in un determinato anno.
I sistemi di codici di acquisizione sono progettati per essere flessibili, per consentire lo spazio per l’espansione di raccolte ed eventi come l’ingresso in un nuovo secolo, in cui un codice dell’anno a doppia cifra potrebbe creare confusione. In un museo che è stato aperto dal 1700, ad esempio, un codice anno come “18” potrebbe indicare un numero qualsiasi di anni, come il 1918 o il 2018. Nel caso in cui il sistema debba essere rinnovato per adattarsi alle modifiche alla natura di un il lavoro dell’organizzazione, ciò può comportare un lungo processo di ricodifica per inserire con precisione gli articoli più vecchi nella raccolta con il nuovo sistema di classificazione.